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Prokrastination. Oder: wie ich den Affen ruhigstelle

Prokrastination. Oder: wie ich den Affen ruhigstelle

Es gibt wenige Dinge, die ich so gut kann wie prokrastinieren, darin bin ich unglaublich gut. So lange ich mich erinnern kann, erledige ich alles, was nicht ultimativ Spass macht, nach dem parkinsonschen Gesetz. Dieses besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Masse, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist. Also mache ich alles auf den letzten Drücker. Dann aber, geht meine Effizienz durch die Decke. 

Das hat bisher (mit einigen, kleineren Ausnahmen), gut funktioniert. Aber es löst jedes Mal Stress aus. Ich habe ein schlechtes Gewissen, stört meine Nachtruhe. Es sitz wie ein kleiner, musikalisch völlig unbegabter Affe mit einer Trompete in meinem Hinterkopf. Aber statt das zu machen was ich sollte, weil es gerade unüberwindbar gross scheint, werfe ich ihm etwas anderes zum Frass vor, damit er still ist. Youtube, Wikipedia-Bingo oder Staubsaugen. Aber ganz bestimmt nicht das, was ich eigentlich unbedingt abschliessen sollte. 

Nebst dem, dass es unangenehm ist, zu wissen dass man sollte, aber nicht tut, ist es auch gefährlich. Es hat schon Studenten den Abschluss gekostet, Angestellten ihren Job und Ehen beendet. Irgendwann kommt der Punkt, wo das Gesetz von Parkinson nicht ganz aufgeht und man eine wichtige, nicht nachholbare Frist verpasst. 

Aber niemand kann „the mind of a procrastinator“ so gut erklären wie TIm Urban: 

Inside the mind of procrastinator -TIm Urban

Das Problem Prokrastination ist definiert. Und nun? 

Es gibt unzählige Techniken, die helfen sollen. Ein paar wende ich an, das klappt meist ganz gut. Sie befriedigen den Affen in meinem Kopf. Ja, manchmal fühle ich mich etwas dumm dabei, dass ich mich selber überlisten muss um vorwärts zu kommen. Aber gerade bei Dingen, die keine Deadline haben, brauche ich Strategien, sonst erledige ich sie nie. 

Hier erst mal die Dinge, die ich anwende, und die für mich funktionieren: 

Die Pomodoro-Technik

Benannt nach der Eieruhr, die aussieht wie eine Tomate. 

Du arbeitest 25 Minuten am Stück durch. Dabei stelle ich mir einen Timer. Nach 25 Minuten mache ich 5 Minuten Pause. Das mache ich 4 mal, also zwei Stunden lang – danach folgt eine längere Pause von 25 Minuten. Das hat gleich mehrere Vorteile: 

  •  Ich nutze wieder das parkinsonsche Gesetz, das mir sonst ja eher im Weg steht. Ich will meine Aufgabe, an der ich sitze, dann nämlich in 25 Minuten abschliessen, bevor der Timer klingelt. 
  • Ich mache sehr bewusst Pausen. Das fördert wiederum die Produktivität. 
  • Ich lasse mich viel weniger ablenken. Ich habe ja nur 25 Minuten Zeit. Die Deadline ist gesetzt, der Affe ruhig. Er sagt nicht: „Oh, dein Handy liegt da, nimm es.“ Nein, er weiss, in spätestens 25 Minuten wird er wieder befriedigt. So lang kann er sich gedulden.  

Nun, die Pomodoro-Technik ist, aus meiner Sicht, perfekt für Studenten. Lernphasen, Arbeiten, etc. lassen sich damit perfekt abarbeiten. Im Büroalltag ist das manchmal schwierig. Sie den ganzen Tag zu nutzen ist nicht möglich. Aber ich plane alle paar Tage eine fixe Session (sprich 2 Stunden oder 4 Runden), inklusive Blocker in meinem Kalender, AirPods in den Ohren und umgeleitetem Telefon. Dabei erledige ich die Fleissarbeiten, die sich seit der letzten Session angesammelt haben.  Wenn mich jemand unterbricht, sage ich ihm: hey, ich melde mich in 2 Stunden bei dir – klappt fast immer. 

To-Do-Listen. Mit Deadlines! 

Ich führe Listen. Ja, ganz altmodisch. Aber natürlich digital. Todoist* ist mein ständiger Begleiter. Nebst meiner Prokrastination bin ich nämlich auch noch vergesslich. Und: es ist einfach befreiend, sich nichts merken zu müssen. Habe ich es einmal aufgeschrieben, fühlt sich das an, als hätte ich den Müll raus gebracht. 

Alles was 5 Minuten oder weniger dauert, mache ich sofort. (naja, ausser ich finde es unnötig, dann mache ich es vielleicht auch einfach nicht. Aber zur Eisenhower-Matrix und zu Pareto komme ich ein andermal)  

Alles was länger als fünf Minuten dauert, kommt auf meine Liste. Todoist kann beispielsweise aus Mails Aufgaben machen. Ich habe es auf dem Handy als App, in Outlook als Plug-In und auf dem Desktop für die Übersicht in gross. Also: ich werfe alle Aufgaben in den Eingang von Todoist. Am Abend, bevor ich nach Hause gehe (oder sofort, wenn der Endtermin klar ist), terminiere ich meine Aufgaben. So weiss ich am Morgen, wenn ich im Büro bin: das steht heute also an. 

To Do Liste

Die Deadlines müssen im Übrigen auch nicht stimmen. Wenn ich am Freitag abgeben muss, den Termin aber auf Mittwoch Abend setzte und sage: am Mittwoch muss(!) ich fertig sein, klappt das ganz gut. Sich selbst belügen klappt relativ gut. 

Weiter hat die App noch mehr gegen das Aufschieben zu bieten: du kannst einstellen, wie viele Aufgaben du pro Tag / Woche mindestens erledigen willst, und zeigt dir deinen Fortschritt an. Es motiviert ungemein zu sehen: oh, noch zwei Aufgaben aus meinen Tasks, dann habe ich es geschafft. Da mache ich manchmal Sachen, die ich eigentlich erst an nächsten Tag erledigen wollte. 

Wenn du willst, kannst du hier gratis zwei Monate Todoist Premium ausprobieren*. Die App ist aber schon in der Gratisversion unschlagbar gut. 

Eat that frog first

Zuoberst auf der erstellten Liste steht übrigens immer die unangenehmste Aufgabe. Warum? Sie ist das erste, was ich an nächsten Tag erledige. Bevor ich meine Emails beantworte oder die neusten Marketingblättchen durchblättere. Manche sagen, dass das so toll sein, weil man am Morgen noch viel Energie hat. Kann sein, merke ich nicht. Bei mir ist es eher so, dass ich dann schon mitten drin stecke, bevor mein verschlafener Affe im Kopf gemerkt hat, was da genau vor sich geht. 

Und ich bin dann auch ein wenig stolz, dass ich diese Aufgabe jetzt geschafft habe. Alles andere geht dann leichter, ich habe ja schon bewiesen dass ich auch die unangenehmen Ding erledigen kann. 

Darüber (und noch über viel mehr zum Thema Zeitmanagement) gibt es ein gutes Buch: 
Eat that frog, von Brian Tracy*

Und hier noch obendrauf: Elf Bücher die dich weiterbringen

Nein, dass alles klappt nicht immer

Aber es hilft, dass ich keine Nachtschichten einlegen muss. Es hilft, dass ich nicht um meinen Job bangen muss und unterstützt mich dabei, meine Rechnungen nicht nur auf dem Stapel liegen zu lassen, sondern pünktlich zu bezahlen. 

Ist mein System perfekt? Nein. Ich habe noch Raum mich und mein Zeitmanagement zu verbessern. Mal viel und mal sehr viel. Wenn ich etwas nütliches finde, etwas das den Affen sediert – ich melde mich. 

Und dein Affe so?