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Zu wenig Zeit? Wie du deine Zeit im Griff hast.

Zu wenig Zeit? Wie du deine Zeit im Griff hast.

Es gibt Tage, die haben einfach zu wenig Stunden. Oder die vorhandenen Stunden gehen einfach zu schnell vorbei. Aber: leider nein, zu wenig Zeit zu haben ist nicht der Zeit ihre Schuld. Sondern deine.

Wir haben alles die gleiche Anzahl Stunden zur Verfügung. Nur nutzen wir sie nicht alle gleich. Was die erfolgreichen Personen, bei denen es nie scheint als hätten Sie zu wenig Zeit von dir unterscheidet: Sie haben ihre Zeit im Griff. Sie nutzen sie sinnvoll.

Wenn auch dir die Zeit davon rennt – dann bist du hier am richtigen Ort gelandet.

Fühlt es sich an als hättest du zu wenig Zeit?

Dieses Gefühl kommt meist dann auf, wenn schlechte Angewohnheiten das Ruder übernehmen. Und vielleicht merkst du es nicht einmal. Aber sie zerstören deine Produktivität.

Wenn du weniger arbeiten willst, oder mehr schaffen, dann muss du dir erst einmal diesen Zeitfressern bewusst werden. Hier eine kurze Aufstellung der Probleme, die Menschen mit „zu wenig Zeit“ am häufigsten begegnen. Wenn du sie kennst, kannst du sie besser beheben.

Zu viel oder zu wenig Schlaf

Wenn dein Hany spuckt, stottert oder nicht das tut, was du von ihm willst, was machst du dann? Du startest es neu. Dieser Neustart ist beim Menschen der Schlaf.

Schlafen erlaubt es deinem Körper und deinem Geist, sich zu erholen. Alle Werkzeuge wieder dort hin zu packen wo sie hingehören und die Schuladen aufzuräumen. Es füllt deine Batterien wieder auf. Aber es muss richtig gemacht werden. Schlafen ist kompliziert. Gerade die Menge an Schlaf ist kritisch. Für einen Erwachsenen werden etwa 6 bis 8 Stunden empfohlen.

Zu wenig Schlaf macht unproduktiv. Das sollte klar sein. Aber zu viel Schlaf macht eben auch faul. Und dann sollte es noch ruhig, in passender Temperatur, wenn möglich im Bett und nicht auf dem Sofa sein. Ja, schlafen ist kompliziert. Und wenn du es falsch machst, frisst es deine Zeit.

Multitasking

Was hier kommt, ist für einige vielleicht eine Überraschung… Aber Multitasking ist ein richtig schlimmer Produktivitätskiller.

Unser Gehirn kann sich einfach immer nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren. Und den vielgerühmten Flow, den kann man auch nicht erreichen, wenn man immer zwischen vielen Dingen hin- und her springt. Immer und immer wieder muss dein Kopf sich neu einstellen und den Fokus wieder finden. Lass es einfach.

Non-Stopp arbeiten

Was ist der beste Weg um mehr in weniger Zeit zu schaffen? Manche würden sagen: nonstop arbeiten.

Das kostet Energie und Motivation. Warum weniger abreiten produktiver ist, habe ich an anderer Stelle schon einmal zusammengefasst:

Mehr Produktivität durch weniger Arbeit?

Ein anderer Ansatz: mach jede Stunde 5 Minuten Pause. Für die brauchst du auch kein schlechtes Gewissen zu haben. Sie es alls kurzen Tank-Stopp an um deine Batterien aufzufüllen. Danach kann es gestärkt weiter gehen. Und sorgt am Ende dafür dass du schneller fertig bist.

Ablenkung

In einer Umgebung voller Ablenkung zu arbeiten, ist einer der Gründe dass das Gefühl nach zu wenig Zeit aufkommt. Es endet darin, dass du völlig sinnlose Dinge tust und nicht arbeitest.

Der beste Weg dem entgegen zu wirken ist, sich einen produktiven Arbeitsplatz einzurichten. Wenn du von zu Hause arbeitest, hier einige Ideen: Homeoffice, zuhause produktiv sein

Arbeitest du in einem Büro, hast du alles notwendige in Reichweite. Wenn nicht, schau dass es so ist. Wasser, einen Snack, Notizen, Ladegeräte und alles andere was du für deine Arbeit brauchst. Das verhindert, dass du deinen Workflow immer unterbrechen musst.

Wie du das Beste aus deinem Tag machst

Zu wenig Zeit?

Wenn du die Punkte oben verstanden, oder sogar schon beseitigt hast – toll. Dann kommen hier einige Inputs, wie du das Beste aus deinem Tag machst.

Habe einen Plan

Den Tag mit einem Plan zu starten, ist einer der hilfreichsten Punkte um das Gefühl on zu wenig Zeit in den Griff zu bekommen. Eine gut geplante To-Do-Liste mit Prioritäten ist ein wahrer Produktivitätsbooster

Ein Wochenkalender, in dem du einträgst was du wann erledigst wirkt genau so gut. Ich persönlich arbeite mit Todoist.* Einfach weil einfach. Und weil es überall, auf allen Plattformen funktioniert.

Positiver Nebeneffekt: wenn du die Dinge aufgeschrieben hast kannst du sie aus deinem Kopf verbannen bis es so weit ist. Das schafft Kapazitäten im Kopf. Versprochen.

Setze Prioritäten

Prioritäten zu setzen ist selbst dann wichtig, wenn du nicht das Gefühl hast, zu wenig Zeit zu haben. Und wenn du das Gefühl hast, dann solltest du das erst recht machen. Ganz einfach: das Wichtige zuerst!

Dafür gibt es verschiedene Tools. Eines davon ist das Eisenhower-Prinzip. Da will ich aber andern den Vorrang lassen. Ivan Blatter hat das – und mögliche Alternativen – ausführlich erklärt.

Weiter: Setze auch ausserhalb der Arbeit damit auseinander. Zum Beispiel wie viel Arbeit und wie viel Freizeit du brauchst um glücklich zu sein. Weil das Leben nicht nur aus Arbeit, sondern auch aus Abenteuern bestehen soll.

Vermeide Prokrastination

Ja, hier, ich bin betroffen. was du dagegen unternehmen kannst, habe ich hier beschrieben:

Verbessere dein Zeitmanagement

Alles findet sich irgendwie im Thema Zeitmanagement. Alle Tipps und Tricks hängen irgendwie damit zusammen. Das ist der Zauberspruch zu mehr Zeit.

Du nutzt bereits alle Stunden des Tages. Wenn du dich jedoch hinsetzen und berechnest, wie viel Zeit du tatsächlich am Tag verbraucht hast, wirst du feststellen, dass mehr als die Hälfte der Zeit verschwendet ist.

Zeitmanagement hält davon ab, diese unkalkulierte Zeit zu verschwenden. Es ist die Fähigkeit, die die Kraft gibt, jede Minute produktiv zu durchlaufen. Und wenn du lernst, mit Zeit umzugehen, hast du plötzlich mehr davon.

Fazit – immer noch zu wenig Zeit?

Eines ist (fast) sicher: zu wenig Zeit gibt es nicht. Nur eine schlechte Nutzung der Ressource Zeit. Vielleicht verschwendest du sie. Oder du setzt die falschen Prioritäten. Oder willst zu viel.

Zeit ist Geld. Und wenn du diese Tipps und Mittel umsetzt, bist du vielleicht plötzlich reich. Reich an Zeit. Und damit kannst du dann machen was du willst.

Wo verlierst du die meiste Zeit? Sag es mir.

Und jetzt, geh raus und erobere die Welt.

Mehr Produktivität durch weniger arbeiten?

Mehr Produktivität durch weniger arbeiten?

Weniger arbeiten macht produktiver. Wie du weniger machst und damit mehr erreichst.

Oder: wie dich weniger arbeiten produktiver macht.

Wer schon einmal eine grosse Arbeit, Thesis oder ähnliches verfasst hat, wird das kennen: 80% der Leistung erfolgt in den letzten 20% der Zeit. (oh, Pareto funktioniert überall). Wenn man es richtig macht, braucht mann aber dafür trotzdem keine 36-Stunden Schichten zu schieben. Wenn es um Produktivität geht ist nicht alles so einfach wie es scheint.

Die meisten Bücher zum Thema Produktivität, von David Allen* oder der Weg zum Wesentlichen*, oder auch einige die ich schon vorgestellt habe erzählen so im grossen und ganzen das selbe: steh scheiss früh auf, mach dich frisch, unterteile deine Arbeitszeit in Blöcke, sortiere sie nach Priorität führe Listen und plane voraus.

Aber: ich mag frühmorgens nur um wandern zu gehen. Aber nicht zum arbeiten. meist fange ich an zu arbeiten, weil mich mein Facebook-Feed genug genervt hat. Oder es langsam auffällt, wenn ich den dritten Kaffee geholt habe.

Wirklich produktiv bin ich dann leider zu seltsamen Zeiten, wenn die anderen nach Hause gehen, oder ich eigentlich mit meiner besseren Hälfte vor dem TV sitze und plötzlich Blogbeiträge schreibe. Ich glaube schon dass viele der Tools nützlich sind – ich nutze ja selber einige davon. Aber ich glaube auch dass wir alle unterschiedlich sind, dass Produktivität etwas sehr persönliches ist. Mit unterschiedlich geschalteten Gehirnen, unterschiedlichen Fähigkeiten und jeder mit seinen eigenen Situationen in denen er oder sie produktiv ist.

Arbeit und Produktivität sind nicht lineare Funktionen

Die meisten von uns, für die meiste Zeit unseres Lebens, gehen davon aus, dass Arbeit eine lineare Funktion ist. Linear bedeutet hier: je mehr du arbeitest, desto mehr kannst du schaffen. Die Erwartung ist, dass, wenn ich 12 statt 10 Stunden arbeite, ich 20% mehr Output generiere.

Wie Wahrheit ist, dass unsere Gehirne nicht so funktionieren. Und das fühlt sich nicht gut an, nein, es ist frustrierend. Und so kann es kommen, dass wir denken wir sollten für die geleistete Zeit bezahlt werden – dabei sollte es die tatsächlich geleistete Arbeit – der Output – sein, für die wir bezahlt werden.

Erwartung und Realität vom Verhältnis von Arbeitsertrag und geleisteter Zeit

Die einzig lineare Arbeit, die wir leisten können, sind die ganz einfachen Dinge. Boxen einpacken, Fliessbandarbeit. Weil wir dafür den Kopf nicht wirklich brauchen. Und dann wird darauf geschlossen, dass kopflastige Arbeit genau so zu funktionieren hat. Und diese Erwartungshaltung, und die Tatsache dass unser Kopf eben das nicht mitmacht, führt höchstens zu Frustration oder, im schlimmsten Fall, zum Burn-Out.

Unsere Arbeit folgt dem Gesetz der abnehmenden Grenzerträge

In Fachchinesisch an einem Beispiel erklärt:

Wird für das Produkt X oder die Partei Y bisher kaum oder wenig geworben und nun der Werbeaufwand stark erhöht, dann wachsen die Umsatzerlöse bzw. die Stimmanteile zunächst progressivan. Ab einem bestimmten Punkt wachsen sie nur noch degressiv, bis sie schließlich asymptotisch gegen Null tendieren. Dieser Trend lässt sich bei gleichbleibender Qualität auch durch noch so großen Aufwand nicht mehr umkehren.

Quelle: wikipedia – Ertragsgesetz

Oder einfacher:

Du gehst 10 Minuten joggen. Das ist gesund. Läufst du nun beim nächsten Mal 20 Minuten ist das nicht doppelt so gesund. Und eine ganze Stunde joggen ist sicherlich nicht 6x so gesund wie die 10 Minuten. Deine Muskeln werden müde, ihre Fähigkeit zum Wachstum nimmt mit steigender Dauer wieder ab (oder kann sogar ins negative kippen). 2 Stunden im Gym bringen übrigens kaum mehr als eine Stunde – ausser dass du eine Stunde Zeit verlierst.

Und warum gilt das für unsere Arbeitsleistung? Das Gehirn, genau wie ein Muskel, wird müde und bringt nicht mehr die selbe Leistung. Problemlösung, Entscheidungen und Kreativität benötigen Energie die nicht endlos verfügbar ist und die nicht, oder nur begrenzt, mit Kaffee aufgefüllt werden kann. Die Erträge die am Ende eines langen Arbeitstages noch geerntet werden sind viel härter erkämpft als sie es wahrscheinlich wert sind. Im schlimmsten Fall sind sie so schlecht, dass du am nächsten Tag noch Korrekturen vornehmen musst.

Wenn du die Arbeit aber an diesem Abend bereits abgegeben hast, die Mail schon verschickt oder 3000 zusätzliche Worte in deinem Buch geschrieben hast, kann es auch sein dass du nicht mehr korrigieren kannst oder umsonst gearbeitet hast. Das wären dann negative Grenzerträge.

Genau aus diesem Grund macht weniger arbeiten eben produktiver!

Zuerst, ein paar Belege. Klingt ja alles toll – aber ich habe das nicht erfunden. Auch wenn ich das gerne erfunden hätte. Aber ich habe halt nach dem Bachelor das Studieren gelassen. Daum sollen das andere für mich belegen:

Und davon gibt es jede Menge weiterer Beispiele. Aber ich will nicht länger suchen, auch mein Hirnmuskel will lieber weniger, dafür gut arbeiten.

Hebeleffekte nuzen

Aber eben, wir sind nicht alle gleich. Eine Besonderheit unseres Hirns ist es, durch gewisse Dinge einen Gang höher zu schalten. Beispielsweise wenn Deadlines anstehen. Oder du etwas tust, dass du gerne tust. Oder in den Flow kommst. Eben bei jedem ein wenig anders. Diese Hebel gilt es zu identifizieren und zu nutzen.

Und es gibt dinge, die schalten dich wieder einen Gang runter. Unangenehmes. langweiliges und vielleicht sich wiederholendes. Je nach Typ eben. Und das wirkt sich dann auch auf deine anderen Tätigkeiten aus.

Hebeleffekt - weniger arbeiten, produktiver sein
Hebeleffekt – weniger arbeiten, produktiver sein

Wenn du die Freiheit hast, setze die positiven Hebel an den Anfang deiner Arbeit. Und die negativen an das Ende deines Tages. So „fährst du schneller“ für die Arbeiten dazwischen. (Ja, ich weiss, ich habe schon über Eat the Frog first gesprochen, das kann aber eben auch ein positiver Hebel sein. Das musst du für dich selber herausfinden, was für dich funktioniert).

Produktiver durch weniger Arbeit?

JA! Aber: mir ist klar, nicht jeder kann selber seinen Tag so steuern, dass er die Hebeleffekte zu seinen Gunsten nutzen. Wenn du in einer Agentur oder in einem Startup arbeitest, kannst du nicht nach 6 Stunden Feierabend machen, nur weil die Forschung belegt hat, dass du eigentlich nach diesen 6 Stunden gar keinen Nutzen mehr bringst. Aber du kannst vielleicht diese Infos als Basis für ein Gespräch, oder wenn du selbständig arbeitest, für dich selber direkt, nutzen.

Und ja, du musst deinen Zeit eben doch einteilen – weil Deadlines sind eben Deadlines. Und auch wenn die Forschung sagt, dass du in 6 Stunden gleich viel schaffst wie in 8 Stunden – eine ganze Abschlussarbeit, die Vorbereitung für einen Anlass, oder was auch immer der grosse, anstehende Task ist kannst du wahrscheinlich trotzdem nicht einfach hinauszögern und dann in 6 Stunden erledigen.

Weniger arbeiten kannst du auch in dem du weniger Ablenkung hast. Mein „Tool-Tipp“ hierzu: RescueTime* – der Name ist Program. Weiter: Vorbereitung ist das halbe Leben. Als To-Do Liste nutze ich Todoist. Das beste Tool ever 🙂

Und dann helfen meine Tipps zu weniger Pro­kras­ti­na­ti­on