Der Tag hat einfach keine 24 Stunden.

Zieh die Zeit ab, in der du schläfst. Und schon ist ein Drittel einfach weg. Etwa fünf Tage die Woche gehst du zur Arbeit – wenn alles gut geht, bleiben dir noch 8 Stunden vom Tag.

Da sind Dinge wie Essen, Duschen, der Weg von und zu der Arbeit, Rechnungen bezahlen, Wäsche waschen, putzen und co. noch nicht abgezogen.

Gemäss einer Studie der OECD hat der durchschnittliche Westeuropäer etwa 25% seines Tages tatsächlich Freizeit – also +/- 6 Stunden pro Tag.

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Wie wir uns das Leben vorstellen

Wie ein gesunder Umgang mit deinen Finanzen ein Budget braucht, so braucht ein gesundes Zeitmanagement ein Budget. Die wenige Zeit, die dir zur Verfügung steht, muss irgendwie eingeteilt werden. In Dinge wie (die 11 besten Bücher) Lesen, sich um deine Ehe kümmern, Sport, Netflix und all die schönen Dinge.

Aber manchmal geht die Rechnung einfach nicht auf. Überstunden, Aufgaben die scheinbar aus dem Nichts kommen. Anstatt die versteckten Kräfte zu erkennen, die uns die Zeit rauben, werden wir von Schuldgefühlen über unsere Unfähigkeit, unsere Zeit im Griff zu haben, überrollt.

Das muss nicht sein. Wir können Prinzipien und Regeln aufstellen, um genau dieses „überrollen“ in den Griff zu bekommen. Und erkennen, dass unsere Erwartungen nicht immer realistisch sind.

In diesem realistischen Leitfaden zum Zeitmanagement geht es darum, das Beste aus unseren Stunden zu machen, während man gleichzeitig Überforderung vermeidet und lernt, mit den Beschränkungen seiner Zeit zu arbeiten. Du findest Ratschläge, wie du herausfindest, wo du derzeit deine Zeit verbringst, wie du ein realistisches „Zeitbudget“ erstellst, um deine täglichen Entscheidungen zu treffen, und wie du dein Zeitbudget in flexible Tages- und Wochenpläne umsetzt.

Bring dein (Zeit-)Budget ins Gleichgewicht

Im Bereich der persönlichen Finanzen beginnt der Balanceakt des eigenen Budgets damit, dass man weiss, wofür man sein Geld ausgibt. Ein Finanzexperte würde dir sagen, dass du damit beginnen musst, Debit- und Kreditkartentransaktionen, ausstehende Salden und wiederkehrende Zahlungen sowie alle anderen relevanten Transaktionen zu untersuchen. Er wird dich wahrscheinlich bitten, alles, was du kaufst, eine Woche oder einen Monat lang aufzuzeichnen und deine Ausgaben sorgfältig zu überwachen.

Diese Art des finanziellen Hinterfragens hilft dabei, mehr Bewusstsein dafür zu entwickeln, wohin dein Geld fliesst. Du wirst vielleicht überrascht sein, wenn du feststellst, dass wohl 20 % deines Einkommens für Essenslieferdienste und Restaurantbesuche „ausgegeben werden“ (du gibst sie selbst aus, sie verschwinden nicht einfach) oder dass du Hunderte von Euro pro Monat für Abos ausgibst, die du nicht, oder nur wenig nutzt. Mit diesem Wissen kannst du einen Plan erstellen – ein Budget, um Geld für ein Haus zur Seite zu legen oder dich aus den Kreditkartenschulden zu kämpfen

Was hat das nun mit Zeitmanagement am Hut?

Viele von uns haben das Gefühl, dass sie ein Zeitdefizit haben und nicht in der Lage sind, genug Zeit zu finden, um Sport zu treiben, an unseren Nebenprojekten (zum Beispiel ein Blog) zu arbeiten oder einfach mal abzuschalten. Wir müssen untersuchen, wohin unsere Zeit geht, um unsere Zeitmanagement-Probleme zu lösen, verschwendete Stunden zu finden und sie in lohnende Unternehmungen zu lenken – zum Beispiel Freunde treffen oder schlafen.

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Führe ein Zeit-Audit durch

Wir sind nicht besonders gut darin, intuitiv zu verstehen, wo unsere Zeit hingeht – wir neigen dazu, zu überschätzen, wie viel wir arbeiten und die Zeit zu unterschätzen, die wir mit Prokrastination verbringen.

Anstatt zu raten, wie wir unsere Zeit verbringen, folgen wir besser diesen Schritten, um ein Zeit-Audit durchzuführen:

  • Wähle 1-3 Tage aus, um ein Zeit-Audit durchzuführen.
  • Erstelle einen Zeiterfassungsbogen, einen für jeden Tag. Als möchtest du dein Budget hinterfragen.
  • Stelle einen Timer für jede Stunde Wachzeit (z. B. 13 Uhr, 14 Uhr, 15 Uhr).
  • Wenn der Timer zur vollen Stunde klingelt, notiere, was du in der letzten Stunde getan hast. Sei ehrlich – diese Zeitkontrolle ist für dich, nicht für den Chef. Wenn du auf Twitter wartest, während du eigentlich arbeiten solltest, schreib das auf.

Am Ende des Kontrollzeitraums (also nach 1-3 Tagen, je länger desto besser) überprüfst du deine Zeiterfassungsblätter, suchst nach Trends und gruppierst die Stunden in bestimmte Kategorien (z. B. Schlaf, soziale Medien, Arbeit, Kochen, Sport, Unterhaltung, Kinderbetreuung usw.). Verwende die folgenden Fragen für die Überprüfung:

Was ist meine größte Zeitkategorie? Wie viel meiner Arbeitszeit verbringe ich mit konzentrierter Arbeit? Kommunikation? Ablenkungen?

  • Womit verbringe ich die meiste Zeit nach der Arbeit?
  • Wie viel Zeit verbringe ich insgesamt mit ablenkenden Aktivitäten?
  • Verbringe ich eine angemessene Zeit mit zielgerichteten Aktivitäten?
  • Wie viel Zeit verbringe ich mit Aktivitäten, die der Gesundheit und/oder der Selbstfürsorge dienen?

Du kannst ein Zeit-Audit mit jeder Art von Timer durchführen, aber vielleicht ist es einfacher in Kombination mit einer (oder beiden) dieser Zeiterfassungs-Apps:

Toggl: Verfolgen die Zeit, die du sowohl offline als auch online, auf dem Desktop und mobil verbringst. Dieses Tool lässt sich mit Todoist (Web)* integrieren und hilft zu verfolgen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest. (oder verschwendest?)

RescueTime*: Automatisieren deine Zeiterfassung, indem du RescueTime auf dem Desktop und auf dem Handy installierst. Diese App protokolliert die Zeit, die du auf Websites und in Apps verbringst und gruppiert deine Aktivitäten in Kategorien wie „produktiv“, „neutral“ und „unproduktiv“. Du erhält für jeden Tag einen Produktivitätswert von 0-100.

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Nach dieser Zeit-Audit-Woche hast du wahrscheinlich ein besseres Verständnis dafür, wie und womit du deine Zeit verbringst. Das hilft, Zeitfresser zu eliminieren und schafft eine solide Basis für ein besseres Zeitmanagement. Genau, wie wenn du dir ein Budget erstellen willst.

Bestimme deine Prioritäten

Wenn du wissen willst, wo heute deine Prioritäten liegen, schauen dir an, womit du deine Zeit verbringst. Vielleicht hattest du das Gefühl, dass du dem Lernen Priorität einräumst, aber deine Zeitbilanz hat gezeigt, dass Tage verstrichen sind, an denen du nicht einmal den Onlinekurs geöffnet, oder das Schulbuch angefasst hast. Beim Zeitmanagement geht es darum, dass die angegebenen Prioritäten mit Ihren tatsächlichen Prioritäten übereinstimmen.

Wahrscheinlich hast du eine Idee, was du in einem Leben alles erreichen willst. Vielleicht sind es sogar viele Dinge, die du erleben, sehen und erreichen möchtest. Aber wenn alles eine Priorität ist, ist nichts eine Priorität. Stattdessen werden wir mit Optionen überschüttet, fühlen uns unkonzentriert und sehen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Die Lösung besteht darin, sich von dem Bergen an Ideen und Wünschen zu einer engen Liste von Prioritäten zu bewegen.

Konzentrier dich auf die wichtigsten Ziele und identifizieren die wirkungsvollsten Wege, die dir helfen, diese zu erreichen:

  • Um eine engere Bindung zu deinen Kindern aufzubauen, verbringe Zeit mit ihnen.
  • Um dich gesünder zu ernähren, solltest du zu Hause gesunde Mahlzeiten zubereiten.
  • Um einen Abschluss zu machen, priorisiere das Lernen und Lesen.

Beschränk dich auf maximal fünf Prioritäten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Achte darauf, ob diese Prioritäten in den Bereich „Arbeit“ oder „Leben“ fallen, und stell sicher, dass du immer mindestens zwei in letzterem Bereich haben – nur Arbeitsprioritäten zu haben, ist eine Blaupause für Burnout.

Einige Dinge zu priorisieren bedeutet, andere zu de-priorisieren. Geh zurück zu Ihrer Zeitbilanz und suchen Sie nach den Dingen, die nicht mit deinen neuen Prioritäten übereinstimmen. Das bedeutet, dass du einige schwierige Entscheidungen wirst treffen müssen, wie z. B. die Reduzierung der ehrenamtlichen Verpflichtungen, um mehr Zeit mit deinem Partner zu verbringen, oder den Ausstieg aus der Bier-Pong Gruppe mit deinen Freunden, um dein Business in Gang zu bringen.

Nur Sie wirst du merken, wie gut verbrachte Zeit aussieht. Indem du deine aktuellen Prioritäten sorgfältig und regelmässig prüfst, kannst du bewusst entscheiden, wo und wie du deine Zeit verbringen willst.

Erstellen dein Zeitbudget

Ein Geldbudget hat Ausgabenkontingente, ein Zeitbudget hat Stundenkontingente. Nachdem du deine Prioritäten eingegrenzt hast, weisst du jeder Priorität eine bestimmte Menge an Zeit zu. Überlege dir stündliche Zuweisungen auf täglicher und/oder wöchentlicher Basis. Ähnlich wie du „150 CHF pro Monat für Restaurantbesuche“ oder „50 CHF pro Monat für Streaming und Co.“ festlegen würdest, legst du „5 Stunden pro Woche für Sport“ oder „1,5 Stunden pro Wochentag für Kochen“ fest.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie viel Zeit du für jede Priorität einplanen sollst, wähl einfach eine Zeitspanne, von der du glaubst, dass du sie einhalten kannst. Das parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Menge der Arbeit mit der Zeit, die di ihr zugestehen, ausdehnt. Indem wir Zeitbeschränkungen anwenden und uns daran halten, erreichen wir vielleicht nicht alles, was wir uns vorgenommen haben, aber wir können Perfektion gegen Geschwindigkeit eintauschen und mehr erledigen, als wir uns ursprünglich vorgestellt haben.

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Natürlich stellen Budgets nicht sicher, dass wir unser Geld – oder in diesem Fall unsere Zeit – perfekt ausgeben. Genauso wie wir vielleicht einen Ausrutscher machen und zu viel Geld ausgeben oder einen Notfall haben, der unsere Ersparnisse auffrisst, werden wir zwangsläufig die Zeit im Haushalt falsch einteilen oder unerwartete Aufgaben haben, die unser Zeitbudget aufbrauchen. Das ist in Ordnung. Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Bewusstsein. Es gibt Zeiten, in denen Ereignisse, die ausserhalb unserer Kontrolle liegen, uns dazu zwingen, das Zeitbudget aufzugeben, aber das bedeutet nicht, dass wir das Zeitmanagement ganz aufgeben sollten. Wenn du dich von deinem Zeitbudget leiten lässt, entwickelst du ein grösseres Bewusstsein für die Kompromisse deiner Entscheidungen und triffst bewusstere Entscheidungen über deine Zeit.

Üben dich darin, Blocker zu setzten

Wenn du deine Prioritäten und dein Zeitbudget festgelegt hast, setzt du es um, indem du dir Blocker für deine Prioritäten setzt:

„Time Blocking“ ist eine Zeitmanagement-Methode, die will, dass du deinen Tag in Zeitblöcke einteilst. Jeder Block ist der Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben gewidmet, und nur diesen bestimmten Aufgaben. Anstatt eine offene To-Do-Liste mit Dingen zu führen, die du nach und nach erledigst, beginnen Sie jeden Tag mit einem konkreten Zeitplan, der festlegt, woran du wann arbeiten wirst.

Umsetzen von Zeitblockern

Wählen deine Waffen: ein leeres Blatt Papier, einen Tagesplaner, einen digitalen Kalender oder eine To-Do-Listen-App. (ich verwende Todoist*)

Erstelle deine Zeitblöcke: Füge ab dem ersten Morgen Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben hinzu, die zwischen 15 Minuten und zwei Stunden liegen. Wenn dein Zeitbudget zum Beispiel 1,5 Stunden pro Tag für das Kochen vorsieht, füge in deinem Kalender einen Zeitblock von „17:00 – 18:30 Uhr“ ein. Stell sicher, dass die Zeitblöcke spezifisch sind (z. B. „Frühstück“ von 7:00-7:30 Uhr, „Spesenabrechnungen einreichen“ von 14:00-15:00 Uhr und „Lesen“ von 22:30-23:00 Uhr).

Sei dennoch flexibel: Wenn Ad-hoc-Aufgaben auftauchen und/oder bestimmte Aufgaben länger dauern, als erwartet, passe deine Zeitblöcke einfach an. Verschiebe die Zeitblöcke auf einen späteren Zeitpunkt am Tag oder auf einen späteren Zeitpunkt in der Woche.

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Sieht doch schon besser aus, oder?

Es mag sich zunächst übertrieben anfühlen, jede Stunde des Tages zu verplanen, sich eine Stunde Zeit für das Mittagessen und eine weitere für E-Mails zu nehmen. Zeitblockierung ist jedoch eine effektive Methode, um die Grenzen unserer Zeit zu erfassen und die Stunden, die wir haben, besser zu nutzen.

Plane voraus

Wenn wir unsere Tage ohne einen Plan beginnen, neigen wir dazu, reaktiv zu sein. Anstatt strategisch von Priorität zu Priorität zu gehen, stürzen wir uns bei jedem E-Mail-Ping wahllos in unseren Posteingang oder konzentrieren unsere Energie auf dringende, aber unwichtige Aufgaben.

Das beste Mittel gegen Reaktivität ist Vorausplanung. Wenn wir innehalten und über unsere Prioritäten nachdenken, bevor wir uns ins kalte Wasser stürzen, können wir die vor uns liegenden Stunden mit Absicht und Fokus angehen.

Vorausplanung ist ein Eckpfeiler des Zeitmanagements – ich empfehle sowohl wöchentliche als auch tägliche Planungssitzungen mit dir selbst.

Planen deinen Tag: Egal, ob du dich für Zeitblockierung oder eine andere Produktivitätsmethode entscheidest, es lohnt sich, deinen Tag im Voraus zu planen. Die besten Ergebnisse erzielt man, wenn man die Tagesplanung am Vorabend abschliesst und Zeit für alles einplant, vom Austausch von Abteilungsinformationen auf der Arbeit bis zum Anruf bei den Großeltern.

Plane deine Woche. Führe einen Wochenrückblick ein, in dem du auf die vergangenen sieben Tage zurückblickst und die kommenden Tage planst. Stellen dir Fragen, die dir bei der Planung helfen: Was wollte ich in der letzten Woche erreichen, konnte es aber nicht? Was hat mich daran gehindert, meine Prioritäten in den Vordergrund zu stellen? Was ist das Wichtigste, was ich in der kommenden Woche erreichen möchte?

Für viele kann die Planung zu einem Zeitaufwand an sich werden, der zu mehr Stress führt. Behalte diese drei Regeln für die tägliche und wöchentliche Planung im Hinterkopf:

  • Begrenze die tägliche Planung auf 15 Minuten und die wöchentliche Planung auf 60 Minuten
  • Lass dir in deinen Tagen Pufferraum für unerwartete Aufgaben
  • Sei offen für das Verschieben von To-Dos, wenn du deine Pläne ändern musst.

Pläne sind nicht dazu gedacht, einen perfekten Tag zu garantieren. Betrachte deinen Tagesplan stattdessen als einen Kompass, der dich in die richtige Richtung führt, auch wenn Sie am Ende ein paar Grad vom Norden abweichen.

Schaff mehr Zeit in deinem Tag

Die effektive Nutzung der Stunden, die du hast, ist nur die eine Seite der Zeitmanagement-Rechnung. Die andere Seite dieser Rechenaufgabe? Strategien, um mehr Stunden in deinem Tag zu schaffen. Du kannst dem Tag zwar keine 25igste Stunde hinzufügen, aber es gibt Möglichkeiten, dass sich 24 Stunden wie eine ganze Menge mehr anfühlen.

Fokussierung

Die Arbeit macht einen der grössten Teile unseres Tages aus und nimmt bei den meisten mindestens acht Stunden in Anspruch. Doch wie du vielleicht schon bei deiner Zeitanalyse festgestellt hast, verbringen wir unsere Arbeitszeit nicht immer mit der Arbeit.

Ablenkungen und Unterbrechungen – sowohl von aussen als auch von uns selbst – lassen unsere tatsächliche Arbeitszeit auf 7, 6, 5, 4 oder sogar 3 Stunden schrumpfen, aber unser Arbeitspensum bleibt trotzdem bestehen. Anstatt die Ablenkungen an der Quelle zu bekämpfen, verlängern wir unsere Arbeitstage, um uns anzupassen.

Mihaly Csikszentmihalyi, ein Psychologe, der für das Erkennen und Benennen des Konzepts des „Flow“ bekannt ist, schreibt in seinem Buch „Flow: The Psychology of Optimal Experience“ (bei Amazon kaufen*) über den Wert von fokussierter und gerichteter Aufmerksamkeit:

„Das Kennzeichen einer Person, die ihr Bewusstsein unter Kontrolle hat, ist die Fähigkeit, ihre Aufmerksamkeit nach Belieben zu fokussieren, Ablenkungen auszublenden und sich so lange zu konzentrieren, wie es nötig ist, um ein Ziel zu erreichen, und nicht länger. Und die Person, die das kann, geniesst in der Regel den normalen Ablauf des täglichen Lebens.“

Mihaly Csikszentmihalyi, Psychologe, forscht zum Thema Glück, Zufriedenheit und Produktivität

Wie du in den Flow findest:

Schaff die eine ideale Arbeitsumgebung: Es ist schwer, in einer lauten und ablenkungsanfälligen Umgebung zu arbeiten. Ob es nun riesige Papierstapel in deinem Arbeitsbereich sind oder die Kollegen, die deinen Namen in Ihrem Grossraumbüro rufen, es ist schwierig, einen Arbeitsfluss zu finden und noch fast schwieriger drin zu bleiben. Schaff dir einen Arbeitsplatz, der die Konzentration fördert: Sorge dafür, dass der Schreibtisch frei von Unordnung ist und setze Kopfhörer auf, um zu signalisieren, dass du im Konzentrationsmodus bist. Wenn möglich, bitten darum, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen und optimieren dein eigenes Home-Office.

Verwende Seitenblocker: Kapsle dich vom ständigen Tropf der sozialen Medien, eingehenden Nachrichten und Online-Schaufensterbummel ab. Verwende beispielsweise Site-Blocker wie Self Control (macOS) und Freedom (Windows, MacOS, iOS, Android), um den Zugriff auf ablenkende Websites während der Arbeitszeit zu beschränken.

Vermeide Kontextwechsel: Zwischen dem Klicken durch mehrere Tabs und dem Versuch, gleichzeitig zu arbeiten und zu chatten, ist Kontextwechsel eine Steuer auf deine Zeit und Aufmerksamkeit. Vermeiden es, diese Gebühr zu zahlen.

Bündelung

Nicht zu verwechseln mit Multitasking, schafft Aufgabenbündelung mehr Zeit in deinem Tag, indem du ergänzende Aufgaben kombinierst. Während es wahrscheinlich kontraproduktiv ist, während der Arbeit fernzusehen, hilft es, Besorgungen zu machen, während du Zeit mit deinen Kindern verbringst. So lässt sich mehr als eine Sache auf einmal priorisieren.

Oder du kannst spazieren gehen, um gesund zu bleiben und um dich zu entspannen, während du Podcasts hörst, deine intellektuellen Kuriositäten erforschst oder bei deinen Lieblingskomikern mitlachst. Denken darüber nach, welche Aufgaben du kombinieren kannst, um zwei Aufgaben auf einmal abzuhaken.

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Delegieren

In Laura Vanderkams „168 Hours: You Have More Time Than You Think“ schlägt sie vor, dass eine wichtige Facette des Zeitmanagements darin besteht, sich ganz auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren:

„Die Kernkompetenzen einer Person kann man sich am besten als Fähigkeiten vorstellen, die über mehrere Bereiche hinweg genutzt werden können. Sie sollten wichtig und bedeutsam sein. Und sie sollten die Dinge sein, die wir am besten können und die andere nicht annähernd so gut können.“

Anstatt deine Zeit mit Aufgaben zu vergeuden, in denen du nur mittelmässig bist. oder die auch von jemand anderem erledigt werden könnten, konzentriere dich sich auf die Aufgaben, in denen du hervorragend bist. Ausserhalb dieser Aufgaben solltest du versuchen, so viel wie möglich zu delegieren:

„Menschen, die das meiste aus ihrem Leben herausholen, verbringen so viel ihrer Zeit wie möglich mit diesen Kernkompetenzen und so wenig wie möglich mit anderen Dingen.“

Hier sind die Arten von Aufgaben, bei denen du dir überlegen solltest, ob du sie delegieren kannst:

Arbeit, die nicht zu deinen Kernkompetenzen gehört: Delegiere Arbeiten, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, an direkte Mitarbeiter oder andere bereitwillige Mitglieder in deiner Firma. Wenn du ein Einzelkämpfer mit begrenzter Delegationsfähigkeit bist, solltest du deinem Vorgesetzten klar machen, dass dem Unternehmen besser gedient wäre, wenn du dich mehr auf deine Kernkompetenzen konzentrieren würdest.

Administrative Aufgaben: Wenn du in der Lage bist, einen persönlichen oder virtuellen Assistenten einzustellen, zieh in Erwägung, Aufgaben wie Reisebuchungen, Rechnungszahlungen, Spesenabrechnungen und andere zeitaufwändige Aufgaben abzugeben.

Hausarbeiten: Wenn es dir schwerfällt, die Reinigungs- und Organisationsaufgaben zu Hause zu erledigen und du das nötige Einkommen hast, kannst du eine Reinigungskraft einstellen, die 1- bis 2-mal pro Monat zu dir nach Hause kommt. Wenn das nicht der Fall ist, sprich mit deinen Mitbewohnern, deinem Partner und/oder deinen Kindern darüber, dass jeder seinen Teil der Hausarbeit übernimmt. Erstell einen Reinigungsplan und hängen ihn an einem zentralen Ort auf, damit alle ihn im Blick haben und sich daran halten können.

Beim Delegieren geht es darum, Verantwortlichkeiten loszulassen, um die Kontrolle über deinen Zeitplan zurückzuerlangen. Die eingesparten Stunden solltest du für das Wichtigste verwenden, nicht für das Dringendste.

„Nein“ sagen

Während das Loslassen von Aufgaben eine Strategie ist, besteht die bessere Strategie vielleicht darin, eine Aufgabe erst gar nicht anzunehmen. Es ist schwer, den monatlichen Finanzbericht fertigzustellen, wenn man in Brainstorming-Sitzungen hineingezogen wird oder Ad-hoc-Arbeitsanfragen erhält, aber „Nein“ zu sagen, geht gegen alle unsere sozialen menschlichen Impulse.

Anfragen abzulehnen – egal ob sie von Kollegen, der Familie oder Freunden kommen – ist schwer, aber es ist möglich, ohne sich schuldig, unhöflich oder egoistisch zu fühlen. Vielleicht klappen die folgenden Vorschläge, um Meetings respektvoll abzulehnen, zusätzliches Arbeitspensum abzulehnen und Gelegenheiten abzulehnen:

Hallo [Name],

vielen Dank für die Einladung zur Teilnahme an diesem Meeting!

Leider habe ich im Moment ein paar konkurrierende Prioritäten und denke, dass ich meine Zeit besser damit verbringen könnte, mich auf x zu konzentrieren. Obwohl ich zuversichtlich bin, dass eine Entscheidung getroffen werden kann bzw. das Projekt ohne meinen Beitrag fortgesetzt werden kann, bin ich gerne bereit, jeden Beitrag, den Sie benötigen, vor dem [Datum] zu liefern, wenn es hilfreich wäre. Alternativ habe ich Zeit, mich am Donnerstag oder Freitag um 13 Uhr für 15 Minuten mit Ihnen zu treffen.

Vielen Dank, [Dein Name]

Ich lehne zusätzliche Arbeitsbelastung ab:

Hallo [Name],

das sieht nach einem interessanten Projekt aus! Normalerweise würde ich es gerne übernehmen, aber ich bin derzeit mit der Arbeit an x ausgelastet und habe nicht die Bandbreite, um diese Aufgabe für die Deadline zu priorisieren.

Wäre es möglich, diese Deadline zu verschieben? Wenn nicht, was könnte ich am besten zurückstellen, um diese Aufgabe zu erledigen?

Vielen Dank, [dein Name]

Neue Möglichkeiten ablehnen:

Hallo [Name],

Danke, dass Sie an mich für diese Gelegenheit gedacht haben, ich fühle mich unglaublich geschmeichelt! Leider werde ich mit laufenden Projekten und Prioritäten nicht teilnehmen können.

Sind Sie mit x bekannt? Sie wären eine großartige Person, mit der Sie sich dafür in Verbindung setzen könnten – ich mache gerne eine Einführung.

Wie auch immer, lassen Sie uns in Kontakt bleiben, denn ich würde gerne in Zukunft an etwas mitarbeiten, wenn es mein Zeitplan zulässt.

Vielen Dank, [dein Name]

Sagen Sie standardmäßig „nein“, wenn eine neue Aufgabe oder Gelegenheit nicht mit Ihren aktuellen Prioritäten übereinstimmt und Zeit von Ihren aktuellen Schwerpunkten wegnehmen würde.

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Nimm nicht jede Aufgabe an

Automatisieren

Technologie kann uns zwar Zeit stehlen, aber sie kann sie auch zurückgeben. Nutze die Automatisierung, um die Zeit, die du für manuelle Arbeiten aufwendest, zu reduzieren und diese Minuten oder sogar Stunden deinem Tag wieder hinzuzufügen.

Bankwesen und Finanzen: Richte automatische Rechnungszahlungen ein, damit du nie wieder eine Zahlungsfrist verpasst. Ziehe in Betracht, deine Ersparnisse und Investitionen zu automatisieren, indem du jeden Monat einen vorher festgelegten Betrag von deinem Girokonto überweist.

E-Mail-Follow-ups: Setze geistige Energie und Zeit frei, indem du ein E-Mail-System verwendest, mit dem du E-Mails planen kannst und das Erinnerungen zur Nachverfolgung schickt, wenn du keine Antwort erhältst (z. B. Boomerang für Gmail).

Durch die Automatisierung kannst du Zeit sparen, die du in Aufgaben mit höherer Priorität investieren kannst – sei es die Arbeit an einem Nebenprojekt oder Zeit mit deinen Geschwistern.

Entspannung

Es ist kontraintuitiv, sich eine Auszeit zu nehmen, um anschliessend mehr zu schaffen, aber das ist genau die Art und Weise, wie du über Auszeiten von der Arbeit denken sollten. Stress durch Überarbeitung untergräbt die Gesundheit, das Wohlbefinden und deine Arbeit.

Häufige Begleiterscheinungen von Stress sind Angstzustände, mangelnde Motivation oder Konzentration und das Gefühl, überwältigt zu sein. Kaum die optimalen Bedingungen, um Dinge zu erledigen und im Fokus-Modus zu bleiben. Im Gegenteil, diese Gefühle können uns auf den Pfad der Prokrastination führen, stressen und überwältigen, und verhindern dass wir anfangen.

Die Bedingungen, die zu Überlastung führen, liegen nicht ganz in Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die du als Einzelner tun kannst, um die Nebenwirkungen von Stress zu vermeiden und Überforderung und Burnout proaktiv in Schach zu halten:

Mach Pausen: Als Faustregel gilt: Steh jede Stunde für fünf Minuten von deinem Schreibtisch auf. Du kannst das Verhältnis zwischen Arbeit und Pausen beliebig anpassen – Hauptsache, du nimmst sie dir. Vermeiden in den Pausen das Scrollen in den sozialen Medien. Mach Sie stattdessen ein kurzes Stretching, geh nach draussen oder sprich Sie mit einem Freund oder Kollegen.

Leg eine offizielle Endzeit für deinen Arbeitstag fest: Verpflichte dich, jeden Tag zu einer bestimmten Zeit das Büro zu verlassen oder den Laptop zu schliessen, anstatt bis in den Abend hinein E-Mails zu beantworten oder nachts Arbeitsanrufe entgegenzunehmen. Überleg dir ein Ritual für den Feierabend, bei dem du noch einmal deine Aufgaben durchgehst und deinen Schreibtisch aufräumst.

Nutze deine Urlaubstage regelmässig, um von der Arbeit abzuschalten. Wenn du keine Möglichkeit hast, irgendwohin zu fahren, zieh einen Urlaub in Betracht, bei dem du deine Stadt erkundest oder dich einfach zu Hause entspannst. Wenn du eine Führungskraft bist, solltest du besonders darauf achten, ein gutes Beispiel für deine Mitarbeiter zu sein und deine freie Zeit nutzen.

Trainiere: Konzentriere einen Teil deiner Zeit auf die Fitness. Plane Stunden ein, in denen du ins Fitnessstudio gehst, draussen spazieren gehst oder etwas anderes tust, um in Form zu kommen oder zu bleiben. Um Geselligkeit und Bewegung zu verbinden, tritt einer Freizeitsportliga bei oder geh mit Freunden wandern.

Schlafen: Leg Wert darauf, dass du abends genug Ruhe bekommst, und strebe mindestens 7,5 Stunden Schlaf pro Nacht an. Wenn wir ausgeruht und erfrischt sind, fällt es uns viel leichter, unsere Zeit einzuteilen und uns zu konzentrieren.

Wenn du deine To-Do-Liste zusammenstellst oder deinen Tag zeitlich planst, sollten Ruhe und Entspannung ganz oben auf die Liste stehen. Sei jedoch vorsichtig, wenn du deine freie Zeit zu sehr verplanst – Freizeit kann sich bei zu viel Planung wie eine lästige Pflicht anfühlen, eine weitere Aufgabe auf unserer langen Liste von Verpflichtungen.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge für das Zeitmanagement

Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die dich auf deinem Weg zum realistischen Zeitmanagement unterstützen können. Während es eine Reihe von Papierplanern gibt, für die du dich entscheiden kannst, werden wir uns auf einfache digitale Tools konzentrieren, die uns helfen, jeden Tag den Überblick über unsere Aufgaben zu behalten.

To-Do-Liste

Verwende eine digitale To-Do-Listen-App, wie Todoist*, um genau zu verfolgen, was du am Tag erledigen musst und wann du es tun willst. Schätze, wie lange jede Aufgabe dauern wird, und füge eine Uhrzeit (z. B. 10:00 Uhr) und/oder eine Kennzeichnung (z. B. @60min) zu jeder Aufgabe hinzu. Integriere Todoist mit deinem Kalender, um deine Aufgaben in deinem Kalender und deine Kalenderereignisse in deiner To-Do-Liste zu sehen.

Um das meiste aus einer To-Do-Liste für das Zeitmanagement herauszuholen, fügen alles zu deiner Liste hinzu – von einem Kaffee mit einem Freund bis zum Aufräumen des Wohnzimmers. Wenn du sowohl persönliche als auch berufliche Aufgaben hinzufügst, bekommst du einen Überblick über den vollen Umfang dessen, was du jeden Tag tun musst.

Kalender

Verwenden eine digitale Kalender-App, die dir Klarheit darüber verschafft, was du von Stunde zu Stunde tust. Füge neben Meetings und Ereignissen auch Zeitblöcke mit Aufgaben ein, die du im Laufe des Tages erledigen wirst (siehe den Abschnitt „Zeitblockierung“ weiter oben im Artikel).

Unabhängig davon, für welches Tool du dich entscheidest, überwache deinen Kalender genau, um sicherzustellen, dass die Blöcke, die deinen Tage einnehmen, deine Ziele und Prioritäten widerspiegeln.

Zeit-Tracker

Über das Zeit-Audit hinaus ist es hilfreich, die Zeitverfolgung als Teil deines Arsenals an Zeitmanagement-Strategien beizubehalten. Sich bewusst zu machen, wohin unsere Zeit geht, ist nützlich, um zu wissen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Es kann uns auch helfen, unsere Zeit mit unseren Prioritäten neu auszurichten, wenn wir vom Fokus abschweifen.

Toggl und RescueTime*, die weiter oben für Ihr Zeit-Audit empfohlen wurden, sind hervorragende Tools für den kontinuierlichen Einsatz.

Es gibt eine große, eklatante Einschränkung im Zeitmanagement, die die meisten Produktivitätsexperten beschönigen: Zeit ist nicht vollständig unter deiner Kontrolle. Das traditionelle Zeitmanagement suggeriert, dass wir, wenn wir perfekt planen und die richtigen Prioritäten setzen, unsere Zeit nutzen können, um genau das Leben zu leben, das wir wollen. Wir können grossartige Beziehungen haben, bei der Arbeit befördert werden und fünfmal pro Woche trainieren. Diese Logik ist zwar nicht unwahr, aber im besten Fall unvollständig. Schlimmstenfalls setzt sie unrealistische Erwartungen, die dazu führen, dass wir uns schuldig und unzureichend fühlen, wenn wir versagen.

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Selbst mit den besten Absichten wird es Tage oder sogar Wochen geben, die vergehen, in denen wir uns fragen, wo unsere Zeit geblieben ist. Wenn der Wutanfall eines Kindes den ganzen Vormittag in Anspruch nimmt oder eine drohende Deadline bedeutet, dass wir die Nacht durchmachen müssen, wird unser Zeitbudget irrelevant und die Idee des Gleichgewichts fühlt sich seltsam an.

Aber anstatt sich mit Schuldgefühlen über unsere Unfähigkeit, unsere Zeit zu managen, zu quälen, ist es besser, Zeitmanagement als das zu erkennen, was es ist: ein System zur Verbesserung, nicht zur Perfektion. Unsere Prioritäten zu definieren ist wertvoll, auch wenn wir sie nicht immer an die Spitze unserer Liste setzen können. Zu erkennen, wohin unsere Zeit geht, ist wertvoll, auch wenn wir unsere Stunden nicht ganz so nutzen können, wie wir es gerne möchten. Ein Tagesplan ist es wert, erstellt zu werden, auch wenn wir ihn nur teilweise durchziehen.

Indem wir uns immer wieder auf die Prinzipien des Zeitmanagements besinnen und Strategien anwenden, um den Fokus zu finden und Ablenkungen zu vermeiden, können wir unsere Minuten, Stunden und Tage mit sinnvoller Arbeit und unvergesslichen Momenten im Leben füllen. Zumindest häufiger.

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