Realistisches Zeitmanagement – eine Anleitung

Realistisches Zeitmanagement – eine Anleitung

Der Tag hat einfach keine 24 Stunden.

Zieh die Zeit ab, in der du schläfst. Und schon ist ein Drittel einfach weg. Etwa fünf Tage die Woche gehst du zur Arbeit – wenn alles gut geht, bleiben dir noch 8 Stunden vom Tag.

Da sind Dinge wie Essen, Duschen, der Weg von und zu der Arbeit, Rechnungen bezahlen, Wäsche waschen, putzen und co. noch nicht abgezogen.

Gemäss einer Studie der OECD hat der durchschnittliche Westeuropäer etwa 25% seines Tages tatsächlich Freizeit – also +/- 6 Stunden pro Tag.

Wie wir uns das Leben vorstellen

Wie ein gesunder Umgang mit deinen Finanzen ein Budget braucht, so braucht ein gesundes Zeitmanagement ein Budget. Die wenige Zeit, die dir zur Verfügung steht, muss irgendwie eingeteilt werden. In Dinge wie (die 11 besten Bücher) Lesen, sich um deine Ehe kümmern, Sport, Netflix und all die schönen Dinge.

Aber manchmal geht die Rechnung einfach nicht auf. Überstunden, Aufgaben die scheinbar aus dem Nichts kommen. Anstatt die versteckten Kräfte zu erkennen, die uns die Zeit rauben, werden wir von Schuldgefühlen über unsere Unfähigkeit, unsere Zeit im Griff zu haben, überrollt.

Das muss nicht sein. Wir können Prinzipien und Regeln aufstellen, um genau dieses „überrollen“ in den Griff zu bekommen. Und erkennen, dass unsere Erwartungen nicht immer realistisch sind.

In diesem realistischen Leitfaden zum Zeitmanagement geht es darum, das Beste aus unseren Stunden zu machen, während man gleichzeitig Überforderung vermeidet und lernt, mit den Beschränkungen seiner Zeit zu arbeiten. Du findest Ratschläge, wie du herausfindest, wo du derzeit deine Zeit verbringst, wie du ein realistisches „Zeitbudget“ erstellst, um deine täglichen Entscheidungen zu treffen, und wie du dein Zeitbudget in flexible Tages- und Wochenpläne umsetzt.

Bring dein (Zeit-)Budget ins Gleichgewicht

Im Bereich der persönlichen Finanzen beginnt der Balanceakt des eigenen Budgets damit, dass man weiss, wofür man sein Geld ausgibt. Ein Finanzexperte würde dir sagen, dass du damit beginnen musst, Debit- und Kreditkartentransaktionen, ausstehende Salden und wiederkehrende Zahlungen sowie alle anderen relevanten Transaktionen zu untersuchen. Er wird dich wahrscheinlich bitten, alles, was du kaufst, eine Woche oder einen Monat lang aufzuzeichnen und deine Ausgaben sorgfältig zu überwachen.

Diese Art des finanziellen Hinterfragens hilft dabei, mehr Bewusstsein dafür zu entwickeln, wohin dein Geld fliesst. Du wirst vielleicht überrascht sein, wenn du feststellst, dass wohl 20 % deines Einkommens für Essenslieferdienste und Restaurantbesuche „ausgegeben werden“ (du gibst sie selbst aus, sie verschwinden nicht einfach) oder dass du Hunderte von Euro pro Monat für Abos ausgibst, die du nicht, oder nur wenig nutzt. Mit diesem Wissen kannst du einen Plan erstellen – ein Budget, um Geld für ein Haus zur Seite zu legen oder dich aus den Kreditkartenschulden zu kämpfen

Was hat das nun mit Zeitmanagement am Hut?

Viele von uns haben das Gefühl, dass sie ein Zeitdefizit haben und nicht in der Lage sind, genug Zeit zu finden, um Sport zu treiben, an unseren Nebenprojekten (zum Beispiel ein Blog) zu arbeiten oder einfach mal abzuschalten. Wir müssen untersuchen, wohin unsere Zeit geht, um unsere Zeitmanagement-Probleme zu lösen, verschwendete Stunden zu finden und sie in lohnende Unternehmungen zu lenken – zum Beispiel Freunde treffen oder schlafen.

Führe ein Zeit-Audit durch

Wir sind nicht besonders gut darin, intuitiv zu verstehen, wo unsere Zeit hingeht – wir neigen dazu, zu überschätzen, wie viel wir arbeiten und die Zeit zu unterschätzen, die wir mit Prokrastination verbringen.

Anstatt zu raten, wie wir unsere Zeit verbringen, folgen wir besser diesen Schritten, um ein Zeit-Audit durchzuführen:

  • Wähle 1-3 Tage aus, um ein Zeit-Audit durchzuführen.
  • Erstelle einen Zeiterfassungsbogen, einen für jeden Tag. Als möchtest du dein Budget hinterfragen.
  • Stelle einen Timer für jede Stunde Wachzeit (z. B. 13 Uhr, 14 Uhr, 15 Uhr).
  • Wenn der Timer zur vollen Stunde klingelt, notiere, was du in der letzten Stunde getan hast. Sei ehrlich – diese Zeitkontrolle ist für dich, nicht für den Chef. Wenn du auf Twitter wartest, während du eigentlich arbeiten solltest, schreib das auf.

Am Ende des Kontrollzeitraums (also nach 1-3 Tagen, je länger desto besser) überprüfst du deine Zeiterfassungsblätter, suchst nach Trends und gruppierst die Stunden in bestimmte Kategorien (z. B. Schlaf, soziale Medien, Arbeit, Kochen, Sport, Unterhaltung, Kinderbetreuung usw.). Verwende die folgenden Fragen für die Überprüfung:

Was ist meine größte Zeitkategorie? Wie viel meiner Arbeitszeit verbringe ich mit konzentrierter Arbeit? Kommunikation? Ablenkungen?

  • Womit verbringe ich die meiste Zeit nach der Arbeit?
  • Wie viel Zeit verbringe ich insgesamt mit ablenkenden Aktivitäten?
  • Verbringe ich eine angemessene Zeit mit zielgerichteten Aktivitäten?
  • Wie viel Zeit verbringe ich mit Aktivitäten, die der Gesundheit und/oder der Selbstfürsorge dienen?

Du kannst ein Zeit-Audit mit jeder Art von Timer durchführen, aber vielleicht ist es einfacher in Kombination mit einer (oder beiden) dieser Zeiterfassungs-Apps:

Toggl: Verfolgen die Zeit, die du sowohl offline als auch online, auf dem Desktop und mobil verbringst. Dieses Tool lässt sich mit Todoist (Web)* integrieren und hilft zu verfolgen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest. (oder verschwendest?)

RescueTime*: Automatisieren deine Zeiterfassung, indem du RescueTime auf dem Desktop und auf dem Handy installierst. Diese App protokolliert die Zeit, die du auf Websites und in Apps verbringst und gruppiert deine Aktivitäten in Kategorien wie „produktiv“, „neutral“ und „unproduktiv“. Du erhält für jeden Tag einen Produktivitätswert von 0-100.

realistisches Zeitmanagement

Nach dieser Zeit-Audit-Woche hast du wahrscheinlich ein besseres Verständnis dafür, wie und womit du deine Zeit verbringst. Das hilft, Zeitfresser zu eliminieren und schafft eine solide Basis für ein besseres Zeitmanagement. Genau, wie wenn du dir ein Budget erstellen willst.

Bestimme deine Prioritäten

Wenn du wissen willst, wo heute deine Prioritäten liegen, schauen dir an, womit du deine Zeit verbringst. Vielleicht hattest du das Gefühl, dass du dem Lernen Priorität einräumst, aber deine Zeitbilanz hat gezeigt, dass Tage verstrichen sind, an denen du nicht einmal den Onlinekurs geöffnet, oder das Schulbuch angefasst hast. Beim Zeitmanagement geht es darum, dass die angegebenen Prioritäten mit Ihren tatsächlichen Prioritäten übereinstimmen.

Wahrscheinlich hast du eine Idee, was du in einem Leben alles erreichen willst. Vielleicht sind es sogar viele Dinge, die du erleben, sehen und erreichen möchtest. Aber wenn alles eine Priorität ist, ist nichts eine Priorität. Stattdessen werden wir mit Optionen überschüttet, fühlen uns unkonzentriert und sehen vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Die Lösung besteht darin, sich von dem Bergen an Ideen und Wünschen zu einer engen Liste von Prioritäten zu bewegen.

Konzentrier dich auf die wichtigsten Ziele und identifizieren die wirkungsvollsten Wege, die dir helfen, diese zu erreichen:

  • Um eine engere Bindung zu deinen Kindern aufzubauen, verbringe Zeit mit ihnen.
  • Um dich gesünder zu ernähren, solltest du zu Hause gesunde Mahlzeiten zubereiten.
  • Um einen Abschluss zu machen, priorisiere das Lernen und Lesen.

Beschränk dich auf maximal fünf Prioritäten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Achte darauf, ob diese Prioritäten in den Bereich „Arbeit“ oder „Leben“ fallen, und stell sicher, dass du immer mindestens zwei in letzterem Bereich haben – nur Arbeitsprioritäten zu haben, ist eine Blaupause für Burnout.

Einige Dinge zu priorisieren bedeutet, andere zu de-priorisieren. Geh zurück zu Ihrer Zeitbilanz und suchen Sie nach den Dingen, die nicht mit deinen neuen Prioritäten übereinstimmen. Das bedeutet, dass du einige schwierige Entscheidungen wirst treffen müssen, wie z. B. die Reduzierung der ehrenamtlichen Verpflichtungen, um mehr Zeit mit deinem Partner zu verbringen, oder den Ausstieg aus der Bier-Pong Gruppe mit deinen Freunden, um dein Business in Gang zu bringen.

Nur Sie wirst du merken, wie gut verbrachte Zeit aussieht. Indem du deine aktuellen Prioritäten sorgfältig und regelmässig prüfst, kannst du bewusst entscheiden, wo und wie du deine Zeit verbringen willst.

Erstellen dein Zeitbudget

Ein Geldbudget hat Ausgabenkontingente, ein Zeitbudget hat Stundenkontingente. Nachdem du deine Prioritäten eingegrenzt hast, weisst du jeder Priorität eine bestimmte Menge an Zeit zu. Überlege dir stündliche Zuweisungen auf täglicher und/oder wöchentlicher Basis. Ähnlich wie du „150 CHF pro Monat für Restaurantbesuche“ oder „50 CHF pro Monat für Streaming und Co.“ festlegen würdest, legst du „5 Stunden pro Woche für Sport“ oder „1,5 Stunden pro Wochentag für Kochen“ fest.

Wenn du dir nicht sicher bist, wie viel Zeit du für jede Priorität einplanen sollst, wähl einfach eine Zeitspanne, von der du glaubst, dass du sie einhalten kannst. Das parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich die Menge der Arbeit mit der Zeit, die di ihr zugestehen, ausdehnt. Indem wir Zeitbeschränkungen anwenden und uns daran halten, erreichen wir vielleicht nicht alles, was wir uns vorgenommen haben, aber wir können Perfektion gegen Geschwindigkeit eintauschen und mehr erledigen, als wir uns ursprünglich vorgestellt haben.

realistisches Zeitmanagement

Natürlich stellen Budgets nicht sicher, dass wir unser Geld – oder in diesem Fall unsere Zeit – perfekt ausgeben. Genauso wie wir vielleicht einen Ausrutscher machen und zu viel Geld ausgeben oder einen Notfall haben, der unsere Ersparnisse auffrisst, werden wir zwangsläufig die Zeit im Haushalt falsch einteilen oder unerwartete Aufgaben haben, die unser Zeitbudget aufbrauchen. Das ist in Ordnung. Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Bewusstsein. Es gibt Zeiten, in denen Ereignisse, die ausserhalb unserer Kontrolle liegen, uns dazu zwingen, das Zeitbudget aufzugeben, aber das bedeutet nicht, dass wir das Zeitmanagement ganz aufgeben sollten. Wenn du dich von deinem Zeitbudget leiten lässt, entwickelst du ein grösseres Bewusstsein für die Kompromisse deiner Entscheidungen und triffst bewusstere Entscheidungen über deine Zeit.

Üben dich darin, Blocker zu setzten

Wenn du deine Prioritäten und dein Zeitbudget festgelegt hast, setzt du es um, indem du dir Blocker für deine Prioritäten setzt:

„Time Blocking“ ist eine Zeitmanagement-Methode, die will, dass du deinen Tag in Zeitblöcke einteilst. Jeder Block ist der Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben gewidmet, und nur diesen bestimmten Aufgaben. Anstatt eine offene To-Do-Liste mit Dingen zu führen, die du nach und nach erledigst, beginnen Sie jeden Tag mit einem konkreten Zeitplan, der festlegt, woran du wann arbeiten wirst.

Umsetzen von Zeitblockern

Wählen deine Waffen: ein leeres Blatt Papier, einen Tagesplaner, einen digitalen Kalender oder eine To-Do-Listen-App. (ich verwende Todoist*)

Erstelle deine Zeitblöcke: Füge ab dem ersten Morgen Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben hinzu, die zwischen 15 Minuten und zwei Stunden liegen. Wenn dein Zeitbudget zum Beispiel 1,5 Stunden pro Tag für das Kochen vorsieht, füge in deinem Kalender einen Zeitblock von „17:00 – 18:30 Uhr“ ein. Stell sicher, dass die Zeitblöcke spezifisch sind (z. B. „Frühstück“ von 7:00-7:30 Uhr, „Spesenabrechnungen einreichen“ von 14:00-15:00 Uhr und „Lesen“ von 22:30-23:00 Uhr).

Sei dennoch flexibel: Wenn Ad-hoc-Aufgaben auftauchen und/oder bestimmte Aufgaben länger dauern, als erwartet, passe deine Zeitblöcke einfach an. Verschiebe die Zeitblöcke auf einen späteren Zeitpunkt am Tag oder auf einen späteren Zeitpunkt in der Woche.

Sieht doch schon besser aus, oder?

Es mag sich zunächst übertrieben anfühlen, jede Stunde des Tages zu verplanen, sich eine Stunde Zeit für das Mittagessen und eine weitere für E-Mails zu nehmen. Zeitblockierung ist jedoch eine effektive Methode, um die Grenzen unserer Zeit zu erfassen und die Stunden, die wir haben, besser zu nutzen.

Plane voraus

Wenn wir unsere Tage ohne einen Plan beginnen, neigen wir dazu, reaktiv zu sein. Anstatt strategisch von Priorität zu Priorität zu gehen, stürzen wir uns bei jedem E-Mail-Ping wahllos in unseren Posteingang oder konzentrieren unsere Energie auf dringende, aber unwichtige Aufgaben.

Das beste Mittel gegen Reaktivität ist Vorausplanung. Wenn wir innehalten und über unsere Prioritäten nachdenken, bevor wir uns ins kalte Wasser stürzen, können wir die vor uns liegenden Stunden mit Absicht und Fokus angehen.

Vorausplanung ist ein Eckpfeiler des Zeitmanagements – ich empfehle sowohl wöchentliche als auch tägliche Planungssitzungen mit dir selbst.

Planen deinen Tag: Egal, ob du dich für Zeitblockierung oder eine andere Produktivitätsmethode entscheidest, es lohnt sich, deinen Tag im Voraus zu planen. Die besten Ergebnisse erzielt man, wenn man die Tagesplanung am Vorabend abschliesst und Zeit für alles einplant, vom Austausch von Abteilungsinformationen auf der Arbeit bis zum Anruf bei den Großeltern.

Plane deine Woche. Führe einen Wochenrückblick ein, in dem du auf die vergangenen sieben Tage zurückblickst und die kommenden Tage planst. Stellen dir Fragen, die dir bei der Planung helfen: Was wollte ich in der letzten Woche erreichen, konnte es aber nicht? Was hat mich daran gehindert, meine Prioritäten in den Vordergrund zu stellen? Was ist das Wichtigste, was ich in der kommenden Woche erreichen möchte?

Für viele kann die Planung zu einem Zeitaufwand an sich werden, der zu mehr Stress führt. Behalte diese drei Regeln für die tägliche und wöchentliche Planung im Hinterkopf:

  • Begrenze die tägliche Planung auf 15 Minuten und die wöchentliche Planung auf 60 Minuten
  • Lass dir in deinen Tagen Pufferraum für unerwartete Aufgaben
  • Sei offen für das Verschieben von To-Dos, wenn du deine Pläne ändern musst.

Pläne sind nicht dazu gedacht, einen perfekten Tag zu garantieren. Betrachte deinen Tagesplan stattdessen als einen Kompass, der dich in die richtige Richtung führt, auch wenn Sie am Ende ein paar Grad vom Norden abweichen.

Schaff mehr Zeit in deinem Tag

Die effektive Nutzung der Stunden, die du hast, ist nur die eine Seite der Zeitmanagement-Rechnung. Die andere Seite dieser Rechenaufgabe? Strategien, um mehr Stunden in deinem Tag zu schaffen. Du kannst dem Tag zwar keine 25igste Stunde hinzufügen, aber es gibt Möglichkeiten, dass sich 24 Stunden wie eine ganze Menge mehr anfühlen.

Fokussierung

Die Arbeit macht einen der grössten Teile unseres Tages aus und nimmt bei den meisten mindestens acht Stunden in Anspruch. Doch wie du vielleicht schon bei deiner Zeitanalyse festgestellt hast, verbringen wir unsere Arbeitszeit nicht immer mit der Arbeit.

Ablenkungen und Unterbrechungen – sowohl von aussen als auch von uns selbst – lassen unsere tatsächliche Arbeitszeit auf 7, 6, 5, 4 oder sogar 3 Stunden schrumpfen, aber unser Arbeitspensum bleibt trotzdem bestehen. Anstatt die Ablenkungen an der Quelle zu bekämpfen, verlängern wir unsere Arbeitstage, um uns anzupassen.

Mihaly Csikszentmihalyi, ein Psychologe, der für das Erkennen und Benennen des Konzepts des „Flow“ bekannt ist, schreibt in seinem Buch „Flow: The Psychology of Optimal Experience“ (bei Amazon kaufen*) über den Wert von fokussierter und gerichteter Aufmerksamkeit:

„Das Kennzeichen einer Person, die ihr Bewusstsein unter Kontrolle hat, ist die Fähigkeit, ihre Aufmerksamkeit nach Belieben zu fokussieren, Ablenkungen auszublenden und sich so lange zu konzentrieren, wie es nötig ist, um ein Ziel zu erreichen, und nicht länger. Und die Person, die das kann, geniesst in der Regel den normalen Ablauf des täglichen Lebens.“

Mihaly Csikszentmihalyi, Psychologe, forscht zum Thema Glück, Zufriedenheit und Produktivität

Wie du in den Flow findest:

Schaff die eine ideale Arbeitsumgebung: Es ist schwer, in einer lauten und ablenkungsanfälligen Umgebung zu arbeiten. Ob es nun riesige Papierstapel in deinem Arbeitsbereich sind oder die Kollegen, die deinen Namen in Ihrem Grossraumbüro rufen, es ist schwierig, einen Arbeitsfluss zu finden und noch fast schwieriger drin zu bleiben. Schaff dir einen Arbeitsplatz, der die Konzentration fördert: Sorge dafür, dass der Schreibtisch frei von Unordnung ist und setze Kopfhörer auf, um zu signalisieren, dass du im Konzentrationsmodus bist. Wenn möglich, bitten darum, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen und optimieren dein eigenes Home-Office.

Verwende Seitenblocker: Kapsle dich vom ständigen Tropf der sozialen Medien, eingehenden Nachrichten und Online-Schaufensterbummel ab. Verwende beispielsweise Site-Blocker wie Self Control (macOS) und Freedom (Windows, MacOS, iOS, Android), um den Zugriff auf ablenkende Websites während der Arbeitszeit zu beschränken.

Vermeide Kontextwechsel: Zwischen dem Klicken durch mehrere Tabs und dem Versuch, gleichzeitig zu arbeiten und zu chatten, ist Kontextwechsel eine Steuer auf deine Zeit und Aufmerksamkeit. Vermeiden es, diese Gebühr zu zahlen.

Bündelung

Nicht zu verwechseln mit Multitasking, schafft Aufgabenbündelung mehr Zeit in deinem Tag, indem du ergänzende Aufgaben kombinierst. Während es wahrscheinlich kontraproduktiv ist, während der Arbeit fernzusehen, hilft es, Besorgungen zu machen, während du Zeit mit deinen Kindern verbringst. So lässt sich mehr als eine Sache auf einmal priorisieren.

Oder du kannst spazieren gehen, um gesund zu bleiben und um dich zu entspannen, während du Podcasts hörst, deine intellektuellen Kuriositäten erforschst oder bei deinen Lieblingskomikern mitlachst. Denken darüber nach, welche Aufgaben du kombinieren kannst, um zwei Aufgaben auf einmal abzuhaken.

realistisches Zetimanagement - To Do Liste

Delegieren

In Laura Vanderkams „168 Hours: You Have More Time Than You Think“ schlägt sie vor, dass eine wichtige Facette des Zeitmanagements darin besteht, sich ganz auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren:

„Die Kernkompetenzen einer Person kann man sich am besten als Fähigkeiten vorstellen, die über mehrere Bereiche hinweg genutzt werden können. Sie sollten wichtig und bedeutsam sein. Und sie sollten die Dinge sein, die wir am besten können und die andere nicht annähernd so gut können.“

Anstatt deine Zeit mit Aufgaben zu vergeuden, in denen du nur mittelmässig bist. oder die auch von jemand anderem erledigt werden könnten, konzentriere dich sich auf die Aufgaben, in denen du hervorragend bist. Ausserhalb dieser Aufgaben solltest du versuchen, so viel wie möglich zu delegieren:

„Menschen, die das meiste aus ihrem Leben herausholen, verbringen so viel ihrer Zeit wie möglich mit diesen Kernkompetenzen und so wenig wie möglich mit anderen Dingen.“

Hier sind die Arten von Aufgaben, bei denen du dir überlegen solltest, ob du sie delegieren kannst:

Arbeit, die nicht zu deinen Kernkompetenzen gehört: Delegiere Arbeiten, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, an direkte Mitarbeiter oder andere bereitwillige Mitglieder in deiner Firma. Wenn du ein Einzelkämpfer mit begrenzter Delegationsfähigkeit bist, solltest du deinem Vorgesetzten klar machen, dass dem Unternehmen besser gedient wäre, wenn du dich mehr auf deine Kernkompetenzen konzentrieren würdest.

Administrative Aufgaben: Wenn du in der Lage bist, einen persönlichen oder virtuellen Assistenten einzustellen, zieh in Erwägung, Aufgaben wie Reisebuchungen, Rechnungszahlungen, Spesenabrechnungen und andere zeitaufwändige Aufgaben abzugeben.

Hausarbeiten: Wenn es dir schwerfällt, die Reinigungs- und Organisationsaufgaben zu Hause zu erledigen und du das nötige Einkommen hast, kannst du eine Reinigungskraft einstellen, die 1- bis 2-mal pro Monat zu dir nach Hause kommt. Wenn das nicht der Fall ist, sprich mit deinen Mitbewohnern, deinem Partner und/oder deinen Kindern darüber, dass jeder seinen Teil der Hausarbeit übernimmt. Erstell einen Reinigungsplan und hängen ihn an einem zentralen Ort auf, damit alle ihn im Blick haben und sich daran halten können.

Beim Delegieren geht es darum, Verantwortlichkeiten loszulassen, um die Kontrolle über deinen Zeitplan zurückzuerlangen. Die eingesparten Stunden solltest du für das Wichtigste verwenden, nicht für das Dringendste.

„Nein“ sagen

Während das Loslassen von Aufgaben eine Strategie ist, besteht die bessere Strategie vielleicht darin, eine Aufgabe erst gar nicht anzunehmen. Es ist schwer, den monatlichen Finanzbericht fertigzustellen, wenn man in Brainstorming-Sitzungen hineingezogen wird oder Ad-hoc-Arbeitsanfragen erhält, aber „Nein“ zu sagen, geht gegen alle unsere sozialen menschlichen Impulse.

Anfragen abzulehnen – egal ob sie von Kollegen, der Familie oder Freunden kommen – ist schwer, aber es ist möglich, ohne sich schuldig, unhöflich oder egoistisch zu fühlen. Vielleicht klappen die folgenden Vorschläge, um Meetings respektvoll abzulehnen, zusätzliches Arbeitspensum abzulehnen und Gelegenheiten abzulehnen:

Hallo [Name],

vielen Dank für die Einladung zur Teilnahme an diesem Meeting!

Leider habe ich im Moment ein paar konkurrierende Prioritäten und denke, dass ich meine Zeit besser damit verbringen könnte, mich auf x zu konzentrieren. Obwohl ich zuversichtlich bin, dass eine Entscheidung getroffen werden kann bzw. das Projekt ohne meinen Beitrag fortgesetzt werden kann, bin ich gerne bereit, jeden Beitrag, den Sie benötigen, vor dem [Datum] zu liefern, wenn es hilfreich wäre. Alternativ habe ich Zeit, mich am Donnerstag oder Freitag um 13 Uhr für 15 Minuten mit Ihnen zu treffen.

Vielen Dank, [Dein Name]

Ich lehne zusätzliche Arbeitsbelastung ab:

Hallo [Name],

das sieht nach einem interessanten Projekt aus! Normalerweise würde ich es gerne übernehmen, aber ich bin derzeit mit der Arbeit an x ausgelastet und habe nicht die Bandbreite, um diese Aufgabe für die Deadline zu priorisieren.

Wäre es möglich, diese Deadline zu verschieben? Wenn nicht, was könnte ich am besten zurückstellen, um diese Aufgabe zu erledigen?

Vielen Dank, [dein Name]

Neue Möglichkeiten ablehnen:

Hallo [Name],

Danke, dass Sie an mich für diese Gelegenheit gedacht haben, ich fühle mich unglaublich geschmeichelt! Leider werde ich mit laufenden Projekten und Prioritäten nicht teilnehmen können.

Sind Sie mit x bekannt? Sie wären eine großartige Person, mit der Sie sich dafür in Verbindung setzen könnten – ich mache gerne eine Einführung.

Wie auch immer, lassen Sie uns in Kontakt bleiben, denn ich würde gerne in Zukunft an etwas mitarbeiten, wenn es mein Zeitplan zulässt.

Vielen Dank, [dein Name]

Sagen Sie standardmäßig „nein“, wenn eine neue Aufgabe oder Gelegenheit nicht mit Ihren aktuellen Prioritäten übereinstimmt und Zeit von Ihren aktuellen Schwerpunkten wegnehmen würde.

black and gray digital device
Nimm nicht jede Aufgabe an

Automatisieren

Technologie kann uns zwar Zeit stehlen, aber sie kann sie auch zurückgeben. Nutze die Automatisierung, um die Zeit, die du für manuelle Arbeiten aufwendest, zu reduzieren und diese Minuten oder sogar Stunden deinem Tag wieder hinzuzufügen.

Bankwesen und Finanzen: Richte automatische Rechnungszahlungen ein, damit du nie wieder eine Zahlungsfrist verpasst. Ziehe in Betracht, deine Ersparnisse und Investitionen zu automatisieren, indem du jeden Monat einen vorher festgelegten Betrag von deinem Girokonto überweist.

E-Mail-Follow-ups: Setze geistige Energie und Zeit frei, indem du ein E-Mail-System verwendest, mit dem du E-Mails planen kannst und das Erinnerungen zur Nachverfolgung schickt, wenn du keine Antwort erhältst (z. B. Boomerang für Gmail).

Durch die Automatisierung kannst du Zeit sparen, die du in Aufgaben mit höherer Priorität investieren kannst – sei es die Arbeit an einem Nebenprojekt oder Zeit mit deinen Geschwistern.

Entspannung

Es ist kontraintuitiv, sich eine Auszeit zu nehmen, um anschliessend mehr zu schaffen, aber das ist genau die Art und Weise, wie du über Auszeiten von der Arbeit denken sollten. Stress durch Überarbeitung untergräbt die Gesundheit, das Wohlbefinden und deine Arbeit.

Häufige Begleiterscheinungen von Stress sind Angstzustände, mangelnde Motivation oder Konzentration und das Gefühl, überwältigt zu sein. Kaum die optimalen Bedingungen, um Dinge zu erledigen und im Fokus-Modus zu bleiben. Im Gegenteil, diese Gefühle können uns auf den Pfad der Prokrastination führen, stressen und überwältigen, und verhindern dass wir anfangen.

Die Bedingungen, die zu Überlastung führen, liegen nicht ganz in Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die du als Einzelner tun kannst, um die Nebenwirkungen von Stress zu vermeiden und Überforderung und Burnout proaktiv in Schach zu halten:

Mach Pausen: Als Faustregel gilt: Steh jede Stunde für fünf Minuten von deinem Schreibtisch auf. Du kannst das Verhältnis zwischen Arbeit und Pausen beliebig anpassen – Hauptsache, du nimmst sie dir. Vermeiden in den Pausen das Scrollen in den sozialen Medien. Mach Sie stattdessen ein kurzes Stretching, geh nach draussen oder sprich Sie mit einem Freund oder Kollegen.

Leg eine offizielle Endzeit für deinen Arbeitstag fest: Verpflichte dich, jeden Tag zu einer bestimmten Zeit das Büro zu verlassen oder den Laptop zu schliessen, anstatt bis in den Abend hinein E-Mails zu beantworten oder nachts Arbeitsanrufe entgegenzunehmen. Überleg dir ein Ritual für den Feierabend, bei dem du noch einmal deine Aufgaben durchgehst und deinen Schreibtisch aufräumst.

Nutze deine Urlaubstage regelmässig, um von der Arbeit abzuschalten. Wenn du keine Möglichkeit hast, irgendwohin zu fahren, zieh einen Urlaub in Betracht, bei dem du deine Stadt erkundest oder dich einfach zu Hause entspannst. Wenn du eine Führungskraft bist, solltest du besonders darauf achten, ein gutes Beispiel für deine Mitarbeiter zu sein und deine freie Zeit nutzen.

Trainiere: Konzentriere einen Teil deiner Zeit auf die Fitness. Plane Stunden ein, in denen du ins Fitnessstudio gehst, draussen spazieren gehst oder etwas anderes tust, um in Form zu kommen oder zu bleiben. Um Geselligkeit und Bewegung zu verbinden, tritt einer Freizeitsportliga bei oder geh mit Freunden wandern.

Schlafen: Leg Wert darauf, dass du abends genug Ruhe bekommst, und strebe mindestens 7,5 Stunden Schlaf pro Nacht an. Wenn wir ausgeruht und erfrischt sind, fällt es uns viel leichter, unsere Zeit einzuteilen und uns zu konzentrieren.

Wenn du deine To-Do-Liste zusammenstellst oder deinen Tag zeitlich planst, sollten Ruhe und Entspannung ganz oben auf die Liste stehen. Sei jedoch vorsichtig, wenn du deine freie Zeit zu sehr verplanst – Freizeit kann sich bei zu viel Planung wie eine lästige Pflicht anfühlen, eine weitere Aufgabe auf unserer langen Liste von Verpflichtungen.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge für das Zeitmanagement

Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die dich auf deinem Weg zum realistischen Zeitmanagement unterstützen können. Während es eine Reihe von Papierplanern gibt, für die du dich entscheiden kannst, werden wir uns auf einfache digitale Tools konzentrieren, die uns helfen, jeden Tag den Überblick über unsere Aufgaben zu behalten.

To-Do-Liste

Verwende eine digitale To-Do-Listen-App, wie Todoist*, um genau zu verfolgen, was du am Tag erledigen musst und wann du es tun willst. Schätze, wie lange jede Aufgabe dauern wird, und füge eine Uhrzeit (z. B. 10:00 Uhr) und/oder eine Kennzeichnung (z. B. @60min) zu jeder Aufgabe hinzu. Integriere Todoist mit deinem Kalender, um deine Aufgaben in deinem Kalender und deine Kalenderereignisse in deiner To-Do-Liste zu sehen.

Um das meiste aus einer To-Do-Liste für das Zeitmanagement herauszuholen, fügen alles zu deiner Liste hinzu – von einem Kaffee mit einem Freund bis zum Aufräumen des Wohnzimmers. Wenn du sowohl persönliche als auch berufliche Aufgaben hinzufügst, bekommst du einen Überblick über den vollen Umfang dessen, was du jeden Tag tun musst.

Kalender

Verwenden eine digitale Kalender-App, die dir Klarheit darüber verschafft, was du von Stunde zu Stunde tust. Füge neben Meetings und Ereignissen auch Zeitblöcke mit Aufgaben ein, die du im Laufe des Tages erledigen wirst (siehe den Abschnitt „Zeitblockierung“ weiter oben im Artikel).

Unabhängig davon, für welches Tool du dich entscheidest, überwache deinen Kalender genau, um sicherzustellen, dass die Blöcke, die deinen Tage einnehmen, deine Ziele und Prioritäten widerspiegeln.

Zeit-Tracker

Über das Zeit-Audit hinaus ist es hilfreich, die Zeitverfolgung als Teil deines Arsenals an Zeitmanagement-Strategien beizubehalten. Sich bewusst zu machen, wohin unsere Zeit geht, ist nützlich, um zu wissen, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Es kann uns auch helfen, unsere Zeit mit unseren Prioritäten neu auszurichten, wenn wir vom Fokus abschweifen.

Toggl und RescueTime*, die weiter oben für Ihr Zeit-Audit empfohlen wurden, sind hervorragende Tools für den kontinuierlichen Einsatz.

Es gibt eine große, eklatante Einschränkung im Zeitmanagement, die die meisten Produktivitätsexperten beschönigen: Zeit ist nicht vollständig unter deiner Kontrolle. Das traditionelle Zeitmanagement suggeriert, dass wir, wenn wir perfekt planen und die richtigen Prioritäten setzen, unsere Zeit nutzen können, um genau das Leben zu leben, das wir wollen. Wir können grossartige Beziehungen haben, bei der Arbeit befördert werden und fünfmal pro Woche trainieren. Diese Logik ist zwar nicht unwahr, aber im besten Fall unvollständig. Schlimmstenfalls setzt sie unrealistische Erwartungen, die dazu führen, dass wir uns schuldig und unzureichend fühlen, wenn wir versagen.

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Selbst mit den besten Absichten wird es Tage oder sogar Wochen geben, die vergehen, in denen wir uns fragen, wo unsere Zeit geblieben ist. Wenn der Wutanfall eines Kindes den ganzen Vormittag in Anspruch nimmt oder eine drohende Deadline bedeutet, dass wir die Nacht durchmachen müssen, wird unser Zeitbudget irrelevant und die Idee des Gleichgewichts fühlt sich seltsam an.

Aber anstatt sich mit Schuldgefühlen über unsere Unfähigkeit, unsere Zeit zu managen, zu quälen, ist es besser, Zeitmanagement als das zu erkennen, was es ist: ein System zur Verbesserung, nicht zur Perfektion. Unsere Prioritäten zu definieren ist wertvoll, auch wenn wir sie nicht immer an die Spitze unserer Liste setzen können. Zu erkennen, wohin unsere Zeit geht, ist wertvoll, auch wenn wir unsere Stunden nicht ganz so nutzen können, wie wir es gerne möchten. Ein Tagesplan ist es wert, erstellt zu werden, auch wenn wir ihn nur teilweise durchziehen.

Indem wir uns immer wieder auf die Prinzipien des Zeitmanagements besinnen und Strategien anwenden, um den Fokus zu finden und Ablenkungen zu vermeiden, können wir unsere Minuten, Stunden und Tage mit sinnvoller Arbeit und unvergesslichen Momenten im Leben füllen. Zumindest häufiger.

Zu wenig Zeit? Wie du deine Zeit im Griff hast.

Zu wenig Zeit? Wie du deine Zeit im Griff hast.

Es gibt Tage, die haben einfach zu wenig Stunden. Oder die vorhandenen Stunden gehen einfach zu schnell vorbei. Aber: leider nein, zu wenig Zeit zu haben ist nicht der Zeit ihre Schuld. Sondern deine.

Wir haben alles die gleiche Anzahl Stunden zur Verfügung. Nur nutzen wir sie nicht alle gleich. Was die erfolgreichen Personen, bei denen es nie scheint als hätten Sie zu wenig Zeit von dir unterscheidet: Sie haben ihre Zeit im Griff. Sie nutzen sie sinnvoll.

Wenn auch dir die Zeit davon rennt – dann bist du hier am richtigen Ort gelandet.

Fühlt es sich an als hättest du zu wenig Zeit?

Dieses Gefühl kommt meist dann auf, wenn schlechte Angewohnheiten das Ruder übernehmen. Und vielleicht merkst du es nicht einmal. Aber sie zerstören deine Produktivität.

Wenn du weniger arbeiten willst, oder mehr schaffen, dann muss du dir erst einmal diesen Zeitfressern bewusst werden. Hier eine kurze Aufstellung der Probleme, die Menschen mit „zu wenig Zeit“ am häufigsten begegnen. Wenn du sie kennst, kannst du sie besser beheben.

Zu viel oder zu wenig Schlaf

Wenn dein Hany spuckt, stottert oder nicht das tut, was du von ihm willst, was machst du dann? Du startest es neu. Dieser Neustart ist beim Menschen der Schlaf.

Schlafen erlaubt es deinem Körper und deinem Geist, sich zu erholen. Alle Werkzeuge wieder dort hin zu packen wo sie hingehören und die Schuladen aufzuräumen. Es füllt deine Batterien wieder auf. Aber es muss richtig gemacht werden. Schlafen ist kompliziert. Gerade die Menge an Schlaf ist kritisch. Für einen Erwachsenen werden etwa 6 bis 8 Stunden empfohlen.

Zu wenig Schlaf macht unproduktiv. Das sollte klar sein. Aber zu viel Schlaf macht eben auch faul. Und dann sollte es noch ruhig, in passender Temperatur, wenn möglich im Bett und nicht auf dem Sofa sein. Ja, schlafen ist kompliziert. Und wenn du es falsch machst, frisst es deine Zeit.

Multitasking

Was hier kommt, ist für einige vielleicht eine Überraschung… Aber Multitasking ist ein richtig schlimmer Produktivitätskiller.

Unser Gehirn kann sich einfach immer nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren. Und den vielgerühmten Flow, den kann man auch nicht erreichen, wenn man immer zwischen vielen Dingen hin- und her springt. Immer und immer wieder muss dein Kopf sich neu einstellen und den Fokus wieder finden. Lass es einfach.

Non-Stopp arbeiten

Was ist der beste Weg um mehr in weniger Zeit zu schaffen? Manche würden sagen: nonstop arbeiten.

Das kostet Energie und Motivation. Warum weniger abreiten produktiver ist, habe ich an anderer Stelle schon einmal zusammengefasst:

Mehr Produktivität durch weniger Arbeit?

Ein anderer Ansatz: mach jede Stunde 5 Minuten Pause. Für die brauchst du auch kein schlechtes Gewissen zu haben. Sie es alls kurzen Tank-Stopp an um deine Batterien aufzufüllen. Danach kann es gestärkt weiter gehen. Und sorgt am Ende dafür dass du schneller fertig bist.

Ablenkung

In einer Umgebung voller Ablenkung zu arbeiten, ist einer der Gründe dass das Gefühl nach zu wenig Zeit aufkommt. Es endet darin, dass du völlig sinnlose Dinge tust und nicht arbeitest.

Der beste Weg dem entgegen zu wirken ist, sich einen produktiven Arbeitsplatz einzurichten. Wenn du von zu Hause arbeitest, hier einige Ideen: Homeoffice, zuhause produktiv sein

Arbeitest du in einem Büro, hast du alles notwendige in Reichweite. Wenn nicht, schau dass es so ist. Wasser, einen Snack, Notizen, Ladegeräte und alles andere was du für deine Arbeit brauchst. Das verhindert, dass du deinen Workflow immer unterbrechen musst.

Wie du das Beste aus deinem Tag machst

Zu wenig Zeit?

Wenn du die Punkte oben verstanden, oder sogar schon beseitigt hast – toll. Dann kommen hier einige Inputs, wie du das Beste aus deinem Tag machst.

Habe einen Plan

Den Tag mit einem Plan zu starten, ist einer der hilfreichsten Punkte um das Gefühl on zu wenig Zeit in den Griff zu bekommen. Eine gut geplante To-Do-Liste mit Prioritäten ist ein wahrer Produktivitätsbooster

Ein Wochenkalender, in dem du einträgst was du wann erledigst wirkt genau so gut. Ich persönlich arbeite mit Todoist.* Einfach weil einfach. Und weil es überall, auf allen Plattformen funktioniert.

Positiver Nebeneffekt: wenn du die Dinge aufgeschrieben hast kannst du sie aus deinem Kopf verbannen bis es so weit ist. Das schafft Kapazitäten im Kopf. Versprochen.

Setze Prioritäten

Prioritäten zu setzen ist selbst dann wichtig, wenn du nicht das Gefühl hast, zu wenig Zeit zu haben. Und wenn du das Gefühl hast, dann solltest du das erst recht machen. Ganz einfach: das Wichtige zuerst!

Dafür gibt es verschiedene Tools. Eines davon ist das Eisenhower-Prinzip. Da will ich aber andern den Vorrang lassen. Ivan Blatter hat das – und mögliche Alternativen – ausführlich erklärt.

Weiter: Setze auch ausserhalb der Arbeit damit auseinander. Zum Beispiel wie viel Arbeit und wie viel Freizeit du brauchst um glücklich zu sein. Weil das Leben nicht nur aus Arbeit, sondern auch aus Abenteuern bestehen soll.

Vermeide Prokrastination

Ja, hier, ich bin betroffen. was du dagegen unternehmen kannst, habe ich hier beschrieben:

Verbessere dein Zeitmanagement

Alles findet sich irgendwie im Thema Zeitmanagement. Alle Tipps und Tricks hängen irgendwie damit zusammen. Das ist der Zauberspruch zu mehr Zeit.

Du nutzt bereits alle Stunden des Tages. Wenn du dich jedoch hinsetzen und berechnest, wie viel Zeit du tatsächlich am Tag verbraucht hast, wirst du feststellen, dass mehr als die Hälfte der Zeit verschwendet ist.

Zeitmanagement hält davon ab, diese unkalkulierte Zeit zu verschwenden. Es ist die Fähigkeit, die die Kraft gibt, jede Minute produktiv zu durchlaufen. Und wenn du lernst, mit Zeit umzugehen, hast du plötzlich mehr davon.

Fazit – immer noch zu wenig Zeit?

Eines ist (fast) sicher: zu wenig Zeit gibt es nicht. Nur eine schlechte Nutzung der Ressource Zeit. Vielleicht verschwendest du sie. Oder du setzt die falschen Prioritäten. Oder willst zu viel.

Zeit ist Geld. Und wenn du diese Tipps und Mittel umsetzt, bist du vielleicht plötzlich reich. Reich an Zeit. Und damit kannst du dann machen was du willst.

Wo verlierst du die meiste Zeit? Sag es mir.

Und jetzt, geh raus und erobere die Welt.

Homeoffice – Zuhause produktiv sein

Homeoffice – Zuhause produktiv sein

Vor der COVID-Pandemie war Homeoffice für viele so etwas wie ein Privileg. Nur wenige Jobs haben dieses Konzept erlaubt. Nun ist es für viele von uns zum Alltag geworden. Nicht länger ist es immer nur freiwillig und stellt uns auch vor Herausforderungen, die wir so nicht gewohnt sind. Aber wie arbeitest du von zuhause produktiv? Wie bringst du im Homeoffice die gleiche Leistung – oder sogar eine bessere Leistung – als in deinem gewohnten Büro?

Homeoffice – Die Vor und Nachteile

Die Vorteile des Homeoffice

  • Zeitersparnis
    Der Arbeitsweg ist wahnsinnig kurz. Kein Stau, keine Züge und Busse die vollgestopft und zu spät sind. Kein durch den Regen rennen oder im Sommer verschwitzt im Büro ankommen. Keine nervige Suche nach einem Parkplatz. Dein neuer Arbeitsweg ins Homeoffice ist wohl unter 10 Meter lang. Der durchschnittliche Arbeitnehmer spart sich etwa eine Stunde pro Tag, wenn er vom Küchentisch ins Büro nur wenige Meter Weg zurücklegen muss.
  • Flexibilität
    Ein Friseurbesuch um 11.30, das Kind am Mittag von der Kita abholen, die Pakete entgegennehmen oder das Abendessen schon um 15 Uhr ansetzten – im Homeoffice kein Problem. Ja, du solltest deine Kollegen oder den Chef ins Bild setzten, wann du an deinem Homeoffice-Arbeitsplatz erreichbar bist, aber die Koordination von diesen Dingen ist zuhause viel einfacher und schneller zu erreichen.
  • Work-Life Balance
    Die Kinder zuhause betreuen, den Hund nicht alleine lassen müssen und all die Punkte, die ich bereits unter Punkt 2 erwähnt habe lassen die Koordination von Beruf und Freizeit viel einfacher werden. Aber Achtung: die „Balance“ im Wort ist nicht zu unterschätzen, das „Life“ und die „Work“ sollte in Balance bleiben.
  • weniger Ablenkung
    Keine klingelnde Telefone der Kollegen, niemand, der dir während der Arbeit auf die Schulter tippt und dich aus der Konzentration reisst und niemand der zu unpassenden Zeiten unpassende Witze reisst. Also mehr Zeit, effizient zu arbeiten.
  • tiefere Kosten
    Selber Kochen ist sicherlich günstiger als das tägliche Essen in der Kantine oder in der Stadt. Keine Fahrkosten, weniger Abnutzung am Auto. Die Hemden müssen nicht in die Reinigung und der selbst gebrühte Kaffe ist sicherlich auch günstiger als der Kaffee aus der Büro-Maschine. Du kannst also ordentlich sparen, wenn du es richtig machst, Für die Einrichtung deines Homeoffice musst du aber vielleicht mit deinem Arbeitgeber eine Abmachung treffen, das kann sonst teuer werden.

Die Nachteile des Homeoffice

  • weniger soziale Kontakte
    Wer den täglichen Austausch im Flur schätzt, den kurzen Schwatz an der Kaffeemaschine oder das einfach Abwickeln von Fragen über den Bildschirm, dem wird zuhause etwas fehlen. Es wird nicht empfohlen, die gesamte Zeit nur im Homeoffice zu verbringen, damit Teams weiter voll funktionsfähig sind und wir nicht vereinsamen.
  • andere Quellen der Ablenkung
    Ja – ich habe oben von mehr Konzentration gesprochen. Aber die Kinder, das Klingeln des Postboten, und all die Möglichkeiten die man zuhause hat, bieten neue Quellen der Ablenkung, die es zu organisieren gilt. Aber dazu später mehr.
  • fehlende Motivation
    Zuhause haben wir normalerweise weniger Druck, weil die soziale Kontrolle weniger stark ist, als das im Büro der Fall wäre. Es scheint, als hättest du für deine Aufgaben ewig Zeit. Aber dann einfach länger zu arbeiten ist kontraproduktiv. Und auch wenn es niemand sieht: zieh dich wenigstens ordentlich an, damit du dich auf den „Work-Mode“ einstellen kannst.
  • Vorurteile
    So lange nicht alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, kann es so wirken, als würden die zuhause weniger arbeiten, als die im Büro – einfach weil man sie nicht sieht. Helfen können hier klare Ziele, Aufgaben und für den Vorgesetzten einsehbare Pendenzenlisten, damit die geleistete Arbeit sichtbar wird. Sonst besteht die Gefahr mehr zu arbeiten, da man nicht faul wirken will.
  • Vermischung von Beruf und Freizeit
    Die Unterlagen liegen auf dem Bett, abends um sieben kommen noch Anrufe von Kunden und auch beim gemütlichen Fernsehabend kreisen die Gedanken noch um den Job? Wer im privaten Umfeld arbeitet, läuft Gefahr, keine klaren Grenzen zu ziehen – weder anderen noch sich selbst gegenüber. Auch und gerade die, die von zuhause arbeiten, brauchen einen klaren Arbeitsschluss und einen fixen Platz wo die Arbeit stattfindet.

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11 Tipps um im Homeoffice produktiv zu sein

Nun kennen wir die Vor- und Nachteile des Homeoffice. Und wenn du selber schon Erfahrungen mit dem Arbeiten von Zuhause gesammelt hast, bist du dem einen oder anderen davon sicherlich bereits begegnet. Darin enthalten waren auch bereits einige Dinge, die es zu beachten gilt, wenn du zuhause effizient arbeiten willst. Hier aber noch im Detail, die wichtigsten 10 Tippst, die die das Leben im Homeoffice einfacher gestalten.

Schmeiss das Smartphone aus dem Zimmer

Nichts ist so verlockend, wie der kleine Kasten, der alles kann. Aber wenn du nach 4 Stunden Arbeit im Flow merkst, dass du überhaupt nichts verpasst hast und erst noch produktiver warst als sonst ist das ein richtig tolles Erlebnis. Auch wenn wir alle glauben, dass wir Multitasking beherrschen – das ist ein Irrglaube. Unser Gehirn kann immer nur etwas auf einmal. Setz dich hin und mach was du machen sollst. Das Smartphone rennt nicht weg, versprochen.

Zieh dich so an wie im Büro

Du musst vielleicht nicht in Anzug und Krawatte im Homeoffice sitzen. Aber eben auch nicht im Pyjama. Das bewusste Umziehen versetzt dich in den Arbeitsmodus. Und Abends hilft der Garderobenwechsel beim Abschalten. Die Arbeitskleidung kommt weg, du hast Feierabend.

Schaff Abstand zur Freizeit

Ja, der Reiz zu putzen, kochen, abzuwaschen oder sogar private Dinge zu erledigen ist gross. Das ist eine Art der Verdrängung, die die meisten von uns tief in sich tragen. Oder hattest du beim Lernen für die Schule oder Uni nie das dringende Bedürfnis den Staubsauger zu schwingen? Meine Bude war nie so sauber wie während den Prüfungszeiten im Studium.

Es spricht nichts dagegen, das Abendessen schon am Nachmittag anzusetzen. Aber das solltest du während einer deiner geplanten Pausen machen. Du betrügst sonst nicht nur dich, sondern auch deinen Arbeitgeber.

Plane Pausen und mache sie

Pausen sind zuhause fast noch wichtiger als im Büro – weil die soziale Komponente fehlt. Wenn du alleine zuhause bist kommt niemand und fragt, ob du kurz einen Kaffee trinken willst. Auch Mittags steht wohl niemand auf der Matte und will mit dir zum Inder um die Ecke oder in die Kantine.

Darum solltest du dir schon vorher überlegen, wann und wie lange du Pause machen willst. Zu Beginn lohnt es sich vielleicht einen Timer zu stellen, damit du einmal in der Stunde aufstehst und kurz Pause machst. Einen interessanten Beitrag zu Pausen und der Steigerung der Konzentration findest du zum Beispiel hier im Selbst-Management Blog von Thomas.

Plane deine Zeit in Blöcke

Wenn du ins Büro gehst, bist du wahrscheinlich immer etwa zur gleichen Zeit dort, gehst immer etw zur gleichen Zeit in die Mittagspause und arbeitest wohl immer etwa gleich lang. Warum sollte das zuhause anders sein? Weiter mein Tipp: trage dir die Zeiten gleich in den Kalender ein, damit auch deine Arbeitskollegen wissen, wann sie dich erreichen können und wann nicht. Versuch dich an den Plan zu halten, sonst kommt plötzlich Ferienstimmung auf, das wäre kontraproduktiv.

Richte dir einen richtigen Arbeitsplatz ein

Ein ordentlicher Bürostuhl*, ein höhenverstellbarer Schreibtisch*, eine ordentliche Lampe*. Die Suva bietet hierzu Tipps und Tricks, wie so ein Arbeitsplatz passend eingerichtet ist. Ein ergonomischer Arbeitsplatz macht dich effizienter, produktiver und hilft, im Homeoffice langfristig gesund zu bleiben.

Setze Regeln, auch für dein Umfeld

Gerade wenn du nicht alleine lebst, ist es enorm hilfreich, Regeln zu setzen. Wenn du für dein Büro zuhause einen Raum mit Türe frei machen kannst – perfekt. Wenn die Türe zu ist, bist du bei der Arbeit. Das solltest du aber auch kommunizieren, gerade wenn du Kinder hast. Wenn du keinen solchen Raum einrichten kannst, bastle dir ein „Bitte nicht stören“ Schild. Das hilft aber auch dir, feste Blöcke einzuhalten.

Homeoffice mit Kindern
Homeoffice mit Kindern

Nutze Tools

Noch viel mehr als im Büro ist es wichtig, alles Aufgaben im Blick zu behalten. Ich nutze als Todo-Liste und Planungstool Todoist* – und es macht genau was es soll, über alle Plattformen.

RescueTime* – die erste Hilfe für produktives Arbeiten.

Falls dein Arbeitgeber nicht bereits Kollaborations-Tools zur Verfügung stellt, hier einige Tools die dich dabei unterstützen:

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Hangout

Vergiss nicht zu kommunizieren

Ja, den ganzen Tag alleine zu arbeiten kann einem – je nach Persönlichkeit – fast wahnsinnig machen. Versuche Sitzungen nicht durch Mails, sondern Videokonferenzen zu ersetzen. Dinge, für die du vorher deinen Pultnachbar persönlich gefragt hast, solltest du vielleicht telefonisch besprechen.

Geh auch mal raus

Der fehlende Arbeitsweg, die Mittagspause zuhause, weniger Bewegung im Büro, das alles ist zwar bequem und vielleicht auch günstiger. Aber sicher nicht gesund. Ersetze die halbe Stunde Arbeitsweg am Morgen mit einer kurzen Joggingrunde, geh Mittags kurz mal raus. Sport macht dich nämlich erfolgreicher.

Nutze meine Tipps um den inneren Affen (oder Schweinehund) an die Leine zu nehmen

Fazit

Sei dir bewusst, dass du zuhause nicht 8 Stunden am Stück produktiv sein wirst, du bist das auch im Büro nicht – versprochen. es geht nicht um die Zeit, sondern um das Ergebnis. und die Chancen zuhause stehen höher, dass du in den Flow kommst. Aber dafür musst du dich organisieren, einrichten und auch mal streng mit dir und deinem Umfeld sein.

Mit etwas Disziplin und Organisation bevor du anfängst, kann das Homeoffice deine Arbeit aber auch besser machen. Effizienter. Und vielleicht sogar bessere Resultate in kürzerer Zeit.

Was sind deine Erfahrungen und TIpps für das Arbeiten von Zuhause?

Mehr Produktivität durch weniger arbeiten?

Mehr Produktivität durch weniger arbeiten?

Weniger arbeiten macht produktiver. Wie du weniger machst und damit mehr erreichst.

Oder: wie dich weniger arbeiten produktiver macht.

Wer schon einmal eine grosse Arbeit, Thesis oder ähnliches verfasst hat, wird das kennen: 80% der Leistung erfolgt in den letzten 20% der Zeit. (oh, Pareto funktioniert überall). Wenn man es richtig macht, braucht mann aber dafür trotzdem keine 36-Stunden Schichten zu schieben. Wenn es um Produktivität geht ist nicht alles so einfach wie es scheint.

Die meisten Bücher zum Thema Produktivität, von David Allen* oder der Weg zum Wesentlichen*, oder auch einige die ich schon vorgestellt habe erzählen so im grossen und ganzen das selbe: steh scheiss früh auf, mach dich frisch, unterteile deine Arbeitszeit in Blöcke, sortiere sie nach Priorität führe Listen und plane voraus.

Aber: ich mag frühmorgens nur um wandern zu gehen. Aber nicht zum arbeiten. meist fange ich an zu arbeiten, weil mich mein Facebook-Feed genug genervt hat. Oder es langsam auffällt, wenn ich den dritten Kaffee geholt habe.

Wirklich produktiv bin ich dann leider zu seltsamen Zeiten, wenn die anderen nach Hause gehen, oder ich eigentlich mit meiner besseren Hälfte vor dem TV sitze und plötzlich Blogbeiträge schreibe. Ich glaube schon dass viele der Tools nützlich sind – ich nutze ja selber einige davon. Aber ich glaube auch dass wir alle unterschiedlich sind, dass Produktivität etwas sehr persönliches ist. Mit unterschiedlich geschalteten Gehirnen, unterschiedlichen Fähigkeiten und jeder mit seinen eigenen Situationen in denen er oder sie produktiv ist.

Arbeit und Produktivität sind nicht lineare Funktionen

Die meisten von uns, für die meiste Zeit unseres Lebens, gehen davon aus, dass Arbeit eine lineare Funktion ist. Linear bedeutet hier: je mehr du arbeitest, desto mehr kannst du schaffen. Die Erwartung ist, dass, wenn ich 12 statt 10 Stunden arbeite, ich 20% mehr Output generiere.

Wie Wahrheit ist, dass unsere Gehirne nicht so funktionieren. Und das fühlt sich nicht gut an, nein, es ist frustrierend. Und so kann es kommen, dass wir denken wir sollten für die geleistete Zeit bezahlt werden – dabei sollte es die tatsächlich geleistete Arbeit – der Output – sein, für die wir bezahlt werden.

Erwartung und Realität vom Verhältnis von Arbeitsertrag und geleisteter Zeit

Die einzig lineare Arbeit, die wir leisten können, sind die ganz einfachen Dinge. Boxen einpacken, Fliessbandarbeit. Weil wir dafür den Kopf nicht wirklich brauchen. Und dann wird darauf geschlossen, dass kopflastige Arbeit genau so zu funktionieren hat. Und diese Erwartungshaltung, und die Tatsache dass unser Kopf eben das nicht mitmacht, führt höchstens zu Frustration oder, im schlimmsten Fall, zum Burn-Out.

Unsere Arbeit folgt dem Gesetz der abnehmenden Grenzerträge

In Fachchinesisch an einem Beispiel erklärt:

Wird für das Produkt X oder die Partei Y bisher kaum oder wenig geworben und nun der Werbeaufwand stark erhöht, dann wachsen die Umsatzerlöse bzw. die Stimmanteile zunächst progressivan. Ab einem bestimmten Punkt wachsen sie nur noch degressiv, bis sie schließlich asymptotisch gegen Null tendieren. Dieser Trend lässt sich bei gleichbleibender Qualität auch durch noch so großen Aufwand nicht mehr umkehren.

Quelle: wikipedia – Ertragsgesetz

Oder einfacher:

Du gehst 10 Minuten joggen. Das ist gesund. Läufst du nun beim nächsten Mal 20 Minuten ist das nicht doppelt so gesund. Und eine ganze Stunde joggen ist sicherlich nicht 6x so gesund wie die 10 Minuten. Deine Muskeln werden müde, ihre Fähigkeit zum Wachstum nimmt mit steigender Dauer wieder ab (oder kann sogar ins negative kippen). 2 Stunden im Gym bringen übrigens kaum mehr als eine Stunde – ausser dass du eine Stunde Zeit verlierst.

Und warum gilt das für unsere Arbeitsleistung? Das Gehirn, genau wie ein Muskel, wird müde und bringt nicht mehr die selbe Leistung. Problemlösung, Entscheidungen und Kreativität benötigen Energie die nicht endlos verfügbar ist und die nicht, oder nur begrenzt, mit Kaffee aufgefüllt werden kann. Die Erträge die am Ende eines langen Arbeitstages noch geerntet werden sind viel härter erkämpft als sie es wahrscheinlich wert sind. Im schlimmsten Fall sind sie so schlecht, dass du am nächsten Tag noch Korrekturen vornehmen musst.

Wenn du die Arbeit aber an diesem Abend bereits abgegeben hast, die Mail schon verschickt oder 3000 zusätzliche Worte in deinem Buch geschrieben hast, kann es auch sein dass du nicht mehr korrigieren kannst oder umsonst gearbeitet hast. Das wären dann negative Grenzerträge.

Genau aus diesem Grund macht weniger arbeiten eben produktiver!

Zuerst, ein paar Belege. Klingt ja alles toll – aber ich habe das nicht erfunden. Auch wenn ich das gerne erfunden hätte. Aber ich habe halt nach dem Bachelor das Studieren gelassen. Daum sollen das andere für mich belegen:

Und davon gibt es jede Menge weiterer Beispiele. Aber ich will nicht länger suchen, auch mein Hirnmuskel will lieber weniger, dafür gut arbeiten.

Hebeleffekte nuzen

Aber eben, wir sind nicht alle gleich. Eine Besonderheit unseres Hirns ist es, durch gewisse Dinge einen Gang höher zu schalten. Beispielsweise wenn Deadlines anstehen. Oder du etwas tust, dass du gerne tust. Oder in den Flow kommst. Eben bei jedem ein wenig anders. Diese Hebel gilt es zu identifizieren und zu nutzen.

Und es gibt dinge, die schalten dich wieder einen Gang runter. Unangenehmes. langweiliges und vielleicht sich wiederholendes. Je nach Typ eben. Und das wirkt sich dann auch auf deine anderen Tätigkeiten aus.

Hebeleffekt - weniger arbeiten, produktiver sein
Hebeleffekt – weniger arbeiten, produktiver sein

Wenn du die Freiheit hast, setze die positiven Hebel an den Anfang deiner Arbeit. Und die negativen an das Ende deines Tages. So „fährst du schneller“ für die Arbeiten dazwischen. (Ja, ich weiss, ich habe schon über Eat the Frog first gesprochen, das kann aber eben auch ein positiver Hebel sein. Das musst du für dich selber herausfinden, was für dich funktioniert).

Produktiver durch weniger Arbeit?

JA! Aber: mir ist klar, nicht jeder kann selber seinen Tag so steuern, dass er die Hebeleffekte zu seinen Gunsten nutzen. Wenn du in einer Agentur oder in einem Startup arbeitest, kannst du nicht nach 6 Stunden Feierabend machen, nur weil die Forschung belegt hat, dass du eigentlich nach diesen 6 Stunden gar keinen Nutzen mehr bringst. Aber du kannst vielleicht diese Infos als Basis für ein Gespräch, oder wenn du selbständig arbeitest, für dich selber direkt, nutzen.

Und ja, du musst deinen Zeit eben doch einteilen – weil Deadlines sind eben Deadlines. Und auch wenn die Forschung sagt, dass du in 6 Stunden gleich viel schaffst wie in 8 Stunden – eine ganze Abschlussarbeit, die Vorbereitung für einen Anlass, oder was auch immer der grosse, anstehende Task ist kannst du wahrscheinlich trotzdem nicht einfach hinauszögern und dann in 6 Stunden erledigen.

Weniger arbeiten kannst du auch in dem du weniger Ablenkung hast. Mein „Tool-Tipp“ hierzu: RescueTime* – der Name ist Program. Weiter: Vorbereitung ist das halbe Leben. Als To-Do Liste nutze ich Todoist. Das beste Tool ever 🙂

Und dann helfen meine Tipps zu weniger Pro­kras­ti­na­ti­on

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